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Até o final deste ano, 1 milhão de empresas precisam começar a emitir a nota fiscal eletrônica nas transações entre si e para a obtenção de créditos no Fisco. Desde o início do programa, em abril de 2008, mais de 191 mil empresas aderiram ao sistema, e emitiram mais de 1 bilhão de documentos e transações, que somam R$ 32,5 trilhões.

A nota fiscal eletrônica é um documento apenas digital, emitido e armazenado, que registra para fins fiscais uma operação de circulação de mercadorias ou a prestação de serviços entre as empresas.

Segundo Álvaro Antônio da Silva Bahia, coordenador técnico nacional do Projeto da Nota Fiscal Eletrônica, o novo sistema vai trazer benefícios diversos, que vão desde as transações entre as empresas até o controle mais apurado dos fiscos estaduais, além da redução de preços para o cidadão comum.

Para as secretarias de Fazenda e para a Receita Federal, o benefício de adotar esse sistema é o maior controle sobre o processo e, em consequência, o pagamento dos impostos decorrentes dessas operações. Para as empresas, a vantagem é a redução de custos, pois, já que deixa de ser necessário armazenar as notas e preencher vários documentos de papel.

Segundo o supervisor-geral do Sistema Público de Escrituração Digital, Carlos Sussumu Oda, com o maior controle do Fisco, muitas fraudes decorrentes do uso da nota em papel deixarão de existir.

“Cairá a concorrência desleal, provocando o aumento da competitividade entre as empresas. Se há competição, os preços cairão”.

Além disso, a medida evitará a derrubada de árvores para a fabricação de papel e diminuirá o uso de tinta de impressão, entre outros benefícios para o meio ambiente.

De acordo com o coordenador do projeto, Álvaro Antônio da Silva Bahia, a nota fiscal eletrônica vem sendo implementando desde abril de 2008. O primeiro grupo de empresas com a obrigação de emitir o documento digital foi o do segmento de combustíveis, como a Petrobras, e de cigarros.

Desde então, foi estabelecido um cronograma de adesão para os vários segmentos, publicado no portal do Ministério da Fazenda. A expectativa é de que até o final do ano mais de 95% das empresas estejam emitindo a nota fiscal eletrônica no Brasil. Quem não se adequar terá problemas, já que as notas físicas em papel não terão mais validade neste prazo. O objetivo é que em 2011 todos estejam definitivamente no sistema.

Segundo Álvaro Antônio da Silva Bahia, que além de coordenador técnico do programa é auditor fiscal da Secretaria da Fazenda da Bahia, o prazo não será alterado. “Nós não abriremos em nenhum momento do não cumprimento do prazo. É uma questão de honra manter os prazos”.

Embora a nota eletrônica seja uma obrigação, Silva Bahia disse que, diante dos benefícios, há empresas que decidiram usá-la também para o consumidor final. “Ocorre que o produto é tão bom, que tem empresas, como as concessionárias de veículos, que já estão preferindo [emitir a nota eletrônica também] para o consumidor”.

Para emitir a nota fiscal eletrônica, o contribuinte precisa estar credenciado na Secretaria de Fazenda da sua circunscrição. Em seguida, ele passa a ter acesso ao ambiente de computação da Secretaria da Fazenda para emitir o documento apenas em um ambiente de teste em busca de homologação das suas notas fiscais, até obter validade jurídica.

Depois dessa etapa e dos ajustes necessários nos processos da empresa e da secretaria, o contribuinte pode começar a emitir o documento em ambiente próprio.

A cada nota emitida, o computador do contribuinte se comunica com o da Secretaria da Fazenda, que vai validar a emissão, verificando se os dados constantes no documento estão corretos. Caso estejam, a empresa fica autorizada a emitir a nota para o cliente. A Receita Federal será responsável por manter o repositório nacional de todos esses documentos.

Um programa gratuito é fornecido pelas secretarias de Fazenda. O contribuinte precisa também dispor de um certificado digital de pessoa jurídica para assinar o documento digitalmente, o que garante a sua validade.