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Como forma de evitar problemas no percurso para implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), contribuintes devem levar em conta dez premissas, de acordo com especialistas.

Para conseguir atender a esses passos, de acordo com WK Sistemas, as empresas precisam entender o funcionamento do projeto, que é dividido em três frentes: a Fiscal (EFD), a Contábil (ECD) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Veja:

• Conhecer o projeto: O  Sped foi instituído pelo Decreto n. 6.022, de 22 de janeiro de 2007.  Ele faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e constitui-se em mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes. De modo geral, consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias (livros contábeis, fiscais e notas fiscais) transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores.
• Conhecer o objetivo: A ideia  é colocar é permitir uma maior integração do Fisco em todas as suas esferas. Racionalizar e simplificar as obrigações acessórias e reduzir a burocracia.
• Estar atento aos prazos: É importante ter em mente que cada um dos braços do Sped tem prazos diferentes. Conforme a WK Sistemas, enquanto que a EFD teve seu prazo de entrega prorrogado para setembro de 2009, a ECD mantém sua obrigatoriedade para junho de 2009. Já para a NF-e, o prazo varia de acordo com ramos de atividades. Para setembro deste ano, são esperados mais de 53 novos ramos, com quantidade estimada para mais de 40 mil contribuintes.
• Saber se está obrigado: A necessidade também varia conforme o tipo de Sped. No caso do ECD, inicialmente todas as empresas do Lucro Real estão obrigadas a enviar o arquivo eletrônico com as informações de seus livros contábeis. Já pelo EFD: cada estado tem divulgado em seus portais a lista das empresas obrigadas a enviar o arquivo eletrônico com as informações fiscais em setembro deste ano. Por fim, no âmbito da NF-e, a obrigatoriedade varia conforme o ramo de negócio. Para mais informações, é preciso acessar http://www.nfe.fazenda.gov.br/.
• Conhecer os riscos: As penalidades para quem não estiver de acordo com o Sped são muitas, e vão desde multas pela não apresentação de arquivos, até a impossibilidade de emitir notas fiscais de vendas. Ainda, conforme os especialistas, quem não se adaptar às condições do Sped estará incorrendo na violação da Lei 8.137/90, que disciplina os crimes contra a ordem tributária.
• Conhecer os benefícios: Além da simplificação e desburocratização das obrigações acessórias, o uso do Sped permite às empresas a eliminação do uso de papel e a diminuição de despesas com armazenamento físico de arquivos. O sistema também estimula o comércio B2B (Business to Business) envolvendo a troca eletrônica de arquivos. Por fim, é esperado aumento da competitividade.
• Revisar os procedimentos da empresa: as companhias poderão observar as práticas de informatização e organização de suas informações fiscais e contábeis.
• Verificar os dados do sistema: o Sped solicita uma gama imensa e detalhada de informações digitais. Desta forma, todos os cadastros do sistema do contribuinte como o de clientes, por exemplo, deve estar com todas as informações (como CNPJ e Inscrição Estadual) corretas e, mais importante, válidas, pois estas serão alvo de análise por parte da Receita Federal. Além disso, a NF-e é enviada à Receita a cada operação, sendo que qualquer irregularidade implicará no impedimento da operação comercial.
• Dispor de recursos necessários: o contribuinte deve ter acesso a uma série de recursos que permitem gerar informações eletrônicas. Um ERP estruturado e integrado, que tenha todas as informações contábeis e fiscais muito bem planejadas, certificação digital adequada, excelente conexão com a Internet e boa estrutura de informática são requisitos fundamentais para se adaptar a nova realidade eletrônica tributária.
• Implantar com antecedência: A avaliação dos impactos, aquisição das ferramentas necessárias, análise das informações necessárias, testes e validação podem levar até dois meses para ser concluído. Por isso, é necessário um planejamento prévio.

Sobre este último ponto, vale citar que, recentemente, a Receita Federal decidiu ampliar o prazo de adesão ao Sped Fiscal, que terminaria em agosto foi transferida para 30 de setembro próximo. Conforme o órgão, a medida foi tomada porque empresas não encontravam consultorias de TI para implantarem o sistema.

Contudo, isso não é motivo para tranqüilidade. "Muitas pessoas ainda não perceberam que terão que realizar todos os lançamentos de forma retroativa, caso não estejam com as informações corretas. Ou seja, em setembro, todos os arquivos das operações fiscais referentes a todo o ano de 2009 terão que estar devidamente cadastrados e registrados na base de dados da Receita", advertiu Estanislau Mário Balzan, diretor Comercial e de Marketing da WK Sistemas.