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O empresário procura o contador, solicita o balanço patrimonial e não recebe resposta. O pedido se repete, os meses passam e o documento continua pendente. O que parece apenas um problema de atendimento pode esconder uma situação mais séria: a empresa pode estar sem informações essenciais para controlar suas finanças, comprovar resultados e cumprir determinadas obrigações legais.

O balanço patrimonial não é apenas um arquivo para guardar na pasta da contabilidade. Ele mostra a situação econômica e financeira da empresa em determinada data, apresenta seus bens, direitos e obrigações e permite avaliar quanto o negócio realmente possui e deve.

Sem esse documento, o empresário perde uma ferramenta importante para administrar a operação. Também pode encontrar dificuldades quando precisar solicitar empréstimos, participar de licitações, negociar com investidores, distribuir lucros ou comprovar sua capacidade financeira.

Mas afinal, o contador tem obrigação de entregar o balanço? O empresário pode exigir esse documento? E o que fazer quando o escritório contábil não atende à solicitação?

O balanço patrimonial é obrigatório?

Sim. O artigo 1.179 do Código Civil determina que o empresário e a sociedade empresária mantenham um sistema de contabilidade e levantem, anualmente, o balanço patrimonial e o balanço de resultado econômico.

A escrituração deve acompanhar os documentos que comprovam as operações da empresa e seguir as normas contábeis aplicáveis.

O Conselho Federal de Contabilidade (CFC) também orienta que a escrituração contábil siga a ITG 2000 (R1), independentemente da natureza ou do porte da entidade, observadas as exigências legais específicas.

Existem exceções legais, como a dispensa prevista para o pequeno empresário definido no artigo 970 do Código Civil. Por isso, o enquadramento da empresa precisa entrar na análise.

Um ponto importante: estar no Simples Nacional não significa, por si só, que a empresa esteja dispensada de manter contabilidade regular.

Por que o empresário precisa do balanço patrimonial?

Muitos empreendedores associam a contabilidade apenas ao pagamento de impostos e ao cumprimento das obrigações fiscais. Entretanto, o trabalho contábil também fornece informações para administrar o negócio.

O balanço patrimonial permite identificar a situação dos ativos, passivos e patrimônio líquido. Em linguagem simples, mostra o que a empresa possui, o que tem a receber, quanto deve e qual é o patrimônio que sobra depois de descontadas as obrigações.

Veja por que esse documento faz diferença:

1. Conseguir empréstimos e financiamentos

Bancos e instituições financeiras podem solicitar balanços e outras demonstrações contábeis para analisar a capacidade de pagamento da empresa.

O documento ajuda a instituição a avaliar o endividamento, o patrimônio, a estrutura financeira e a evolução do negócio. Assim, sem essas informações, o empresário pode enfrentar dificuldades para atender às exigências de crédito.

2. Comprovar a distribuição de lucros

O balanço e as demais demonstrações contábeis ajudam a identificar os resultados acumulados e os lucros efetivamente apurados.

Essas informações são importantes para fundamentar a distribuição de lucros aos sócios e demonstrar a origem dos valores retirados da empresa.

Assim, a retirada de dinheiro da conta empresarial não significa, automaticamente, que exista lucro disponível para distribuição.

3. Participar de licitações e fechar contratos

Dependendo do edital, a empresa precisa apresentar demonstrações contábeis para comprovar sua qualificação econômico-financeira.

A ausência do balanço pode comprometer a participação em determinadas licitações e processos de contratação.

4. Conhecer a verdadeira situação financeira

O faturamento, sozinho, não revela se a empresa apresenta bons resultados. Um negócio pode vender bastante e, ao mesmo tempo, acumular dívidas, comprometer o caixa e perder patrimônio.

O balanço ajuda o empresário a enxergar essa realidade e identificar problemas que exigem mudanças na administração.

5. Atrair investidores e negociar a entrada de sócios

Quem pretende investir em uma empresa precisa conhecer sua situação patrimonial e financeira. O balanço fornece informações importantes para avaliar o negócio, negociar participações e definir o valor de uma operação.

Balanço patrimonial e balancete são a mesma coisa?

Não. Embora os dois documentos apresentem informações contábeis, eles possuem finalidades diferentes.

O balanço patrimonial demonstra a posição dos ativos, passivos e patrimônio líquido em uma data específica. A empresa utiliza esse documento, entre outras finalidades, para demonstrar sua situação patrimonial e atender às exigências legais e contratuais.

O balancete contábil, por sua vez, apresenta os saldos das contas em determinado período. Ele funciona como instrumento de acompanhamento e conferência da escrituração.

Dessa forma, o balancete ajuda o contador e o empresário a acompanhar a movimentação das contas e identificar possíveis inconsistências. Entretanto, não substitui automaticamente o balanço patrimonial quando a legislação ou uma instituição exige a demonstração anual.

Contador tem obrigação de entregar o documento?

A relação entre empresa e escritório contábil envolve responsabilidades dos dois lados.

O contador responde pela execução dos serviços profissionais que contratou, observando as normas técnicas e a legislação. Já o empresário precisa fornecer documentos, informações e esclarecimentos necessários para a escrituração correta.

O contrato de prestação de serviços contábeis deve especificar quais atividades o escritório executará e quais responsabilidades cabem a cada parte.

Assim, quando o serviço contratado inclui a escrituração contábil e a elaboração das demonstrações, o cliente pode solicitar os documentos correspondentes aos períodos atendidos, observadas as condições contratuais e as pendências que possam impedir a conclusão dos trabalhos.

O contador também precisa explicar eventuais atrasos, apontar documentos que faltam e informar uma previsão para concluir o balanço.

Portanto, o empresário não deve aceitar a falta de comunicação como resposta. Ele pode formalizar o pedido e solicitar esclarecimentos sobre a situação da contabilidade.

A responsabilidade também é do empresário

Embora o contador execute os serviços técnicos, o empresário não deve transferir toda a responsabilidade pela contabilidade ao escritório.

O administrador precisa fornecer informações verdadeiras, entregar os documentos solicitados, acompanhar os resultados e conferir se a empresa mantém sua escrituração em dia.

O Código Civil também estabelece que os administradores devem prestar contas justificadas de sua administração aos sócios e apresentar anualmente o inventário, o balanço patrimonial e o balanço de resultado econômico.

Portanto, isso reforça a importância de o empresário acompanhar a contabilidade e cobrar informações que permitam administrar o negócio com segurança.

Não espere precisar do balanço para descobrir que ele está atrasado. O balanço patrimonial não deve aparecer apenas quando o banco solicita um financiamento ou quando surge uma oportunidade de negócio. Ele integra a organização contábil da empresa e oferece informações importantes para decisões administrativas e financeiras.

Por fim, para os profissionais da contabilidade, a transparência na comunicação também faz diferença. Informar pendências, explicar prazos e disponibilizar os documentos previstos no contrato fortalece a relação com o cliente.