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Pequenas e médias empresas brasileiras dedicam, em média, 21 horas por semana a tarefas administrativas como pagamentos, prestação de contas e controle de despesas, segundo levantamento da fintech Conta Simples. Considerando cerca de 4,5 milhões de pequenas e médias empresas formais no país, são aproximadamente 97 milhões de horas semanais consumidas por atividades burocráticas, tempo que deixa de ser destinado a vendas, inovação e planejamento.

O levantamento mostra também que 39% das micro, pequenas e médias empresas ainda recorrem a métodos manuais, como cadernos e planilhas pouco estruturadas, para controlar despesas corporativas. Além do tempo gasto, a fragmentação aumenta a possibilidade de erros e retrabalho.

O estudo ainda aponta que o problema não se restringe às pequenas empresas. Em organizações maiores, a ineficiência pode aparecer de outras formas: funcionários que precisam alimentar sistemas diferentes com a mesma informação, aprovações feitas por e-mail, controles paralelos e etapas que dependem de intervenção humana mesmo quando os dados já estão disponíveis em outra ferramenta.

Esse tipo de ineficiência ajuda a dimensionar uma parcela menos evidente do chamado Custo Brasil. Além de tributos, infraestrutura, logística e complexidade regulatória, as empresas enfrentam custos decorrentes da própria maneira como organizam seus processos.

"O custo da ineficiência quase nunca aparece como uma linha isolada no orçamento, porque está diluído em questões como hora extra e retrabalhos", afirma Fabiano Carvalho, especialista em transformação digital e CEO da Ikhon.

Para identificar esse desperdício, Carvalho aponta indicadores que podem ser acompanhados pelas empresas, como o tempo médio de execução de cada processo, a taxa de retrabalho e o uso de ferramentas paralelas às plataformas oficiais.

Na prática, alguns sinais aparecem antes mesmo de um diagnóstico formal. Um deles é a necessidade de inserir a mesma informação diversas vezes em diferentes sistemas ou controles.

Outro é a criação de planilhas paralelas para acompanhar atividades que deveriam estar concentradas em uma única plataforma.

"O sinal mais claro é a mesma informação precisando ser digitada mais de uma vez, por pessoas ou setores diferentes, para resolver o mesmo caso", diz Carvalho.

O peso é maior nas empresas menores

Nas pequenas empresas, a burocracia tem um efeito adicional porque uma mesma pessoa costuma acumular diversas funções. O empreendedor pode ser responsável simultaneamente por vendas, compras, atendimento, contratação, pagamentos e planejamento.

O levantamento da Conta Simples mostra que as 21 horas semanais destinadas à gestão de despesas representam um volume significativo de tempo para negócios que normalmente trabalham com equipes reduzidas.

A dimensão do problema fica mais clara quando o dado individual é extrapolado para o conjunto das empresas.

As cerca de 97 milhões de horas semanais estimadas equivalem a um grande volume de trabalho que poderia ser direcionado a atividades como vendas, relacionamento com clientes, desenvolvimento de produtos e planejamento.

A digitalização de processos, entretanto, não elimina a necessidade de conhecimento de gestão.

A adoção de novas ferramentas precisa estar acompanhada pela capacidade de interpretar informações, acompanhar indicadores e tomar decisões a partir dos dados produzidos pelos próprios sistemas.

Segundo Carvalho, a definição dos processos que devem ser automatizados primeiro pode considerar quatro variáveis: volume, custo, risco e impacto no negócio ou na experiência do usuário. Atividades de alta repetição tendem a apresentar retorno rápido, enquanto processos com maior exposição a erros ou problemas de conformidade podem ter prioridade.

“As metodologias de mercado costumam organizar isso numa matriz de dois eixos, com o impacto de um lado e a complexidade/maturidade do outro, recomendando começar pelos projetos que tragam resultados mais rapidamente: alto impacto, baixa complexidade, resultados rápidos que sustenta as etapas seguintes. Começar pela combinação de alto volume, baixa complexidade e alto risco de retrabalho em geral apresenta mudanças muito positivas para a organização”, explica o CEO da Ikhon.