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A expansão das vendas e o aumento da demanda por serviços levam muitos pequenos empresários a um ponto determinante: a necessidade de contratar o primeiro colaborador. Quando a rotina de trabalho ultrapassa a capacidade de atendimento do dono do negócio, buscar ajuda profissional surge como o caminho natural para manter a qualidade das entregas.

No entanto, a contratação exige um planejamento cuidadoso. A entrada de um funcionário insere despesas fixas e obrigações tributárias na rotina da empresa, exigindo uma avaliação criteriosa da capacidade financeira da marca antes da assinatura do contrato.

Conta vai além do salário inicial

O pagamento mensal depositado na conta do trabalhador representa apenas uma parte da despesa total. O planejamento orçamentário do negócio precisa incluir encargos. Entre eles, FGTS, provisões para férias e 13º salário, além do vale-transporte e benefícios previstos em lei ou norma coletiva.

O impacto final no caixa varia conforme o regime tributário da empresa e a categoria profissional do contratado:

• Microempresa e Empresa de Pequeno Porte: Apuram os custos com base no regime de tributação escolhido (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real), aplicando as alíquotas correspondentes.
• Microempreendedor Individual (MEI): Tem permissão para contratar até um empregado. O valor pago deve respeitar o salário mínimo nacional ou o piso da categoria, caso a legislação específica do setor determine um valor superior.

Passo a passo para contratar primeiro funcionário

Para garantir a conformidade legal do processo seletivo e da admissão, os especialistas recomendam seguir cinco etapas fundamentais:

1. Determine o cargo, as tarefas diárias e a jornada de trabalho. Verifique as tabelas salariais do sindicato da categoria e certifique-se de que a empresa possui caixa para sustentar o custo a longo prazo.
2. Solicite os dados do trabalhador para a formalização do vínculo. Evite pedir informações desnecessárias ou que possam gerar constrangimentos, garantindo o tratamento seguro de todos os dados pessoais.
3. Transmita as informações da admissão ao eSocial antes do primeiro dia de trabalho do colaborador. O atraso na notificação ou a manutenção de trabalhadores sem registro pode gerar multas e sanções administrativas impostas pela fiscalização do trabalho.
4. Providencie a avaliação clínica de saúde ocupacional antes do início do cumprimento do horário de trabalho, em conformidade com as diretrizes de prevenção de riscos à saúde.
5. Efetue os depósitos mensais do Fundo de Garantia diretamente na conta vinculada do trabalhador, observando os prazos do FGTS Digital — em regra, até o dia 20 do mês subsequente. O valor do encargo deve sair do orçamento próprio da empresa, sem qualquer desconto no holerite do funcionário.

Conclusão

A contratação do primeiro funcionário não começa no dia do início das atividades, mas no planejamento prévio. A identificação da vaga, o cálculo exato dos custos e a definição das tarefas preparam o terreno para as etapas burocráticas: exames médicos, registro no eSocial e gestão da folha de pagamento.

Quando o empresário alinha o controle financeiro ao suporte técnico da contabilidade, a chegada do novo colaborador deixa de ser apenas uma despesa extra e passa a impulsionar o crescimento sustentável do negócio.

O contador ou departamento pessoal cuida dos procedimentos técnicos correspondentes.