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Uma onda de ferramentas de inteligência artificial (IA) e a busca pela automação dos processos se tornou quase uma necessidade das empresas. Entretanto, especialistas indicam que, agora, é necessário usar a IA como fundação, não mais como uma ferramenta para os gestores que desejam ver a empresa crescendo.

Ao mesmo tempo em que as organizações que não se adaptarem correm o risco de perder relevância em poucos anos, o foco está em compreender a melhor forma de utilizar a IA nas companhias.

“A IA, sozinha, não vai acabar com empresas nem com empregos no curto prazo. O que tende a acontecer é que empresas que usam IA ganharão mais produtividade, velocidade e eficiência, conquistando espaço sobre aquelas que demorarem para se adaptar. O mesmo vale para os profissionais: quem aprender a trabalhar com IA terá uma vantagem competitiva importante sobre quem ignorar essa transformação”, avalia Leonardo Soares, especialista em Inteligência Artificial.

O principal erro das empresas que buscam implementar essa tecnologia é automatizar processos e departamentos antigos, na visão de João Paulo Batistella, executivo de inovação e especialista em transformação organizacional.

Apesar de ser uma boa tática para começar, ele vê uma necessidade de reformular os processos antigos, mesmo que aos poucos, com foco em melhorar o fluxo de trabalho. Afinal, um procedimento ineficiente misturado com IA continuaria trazendo poucos resultados.

Para os especialistas, os melhores resultados aparecem quando a empresa revisa seus fluxos e aproveita a tecnologia para simplificar operações e eliminar etapas desnecessárias.

Um exemplo prático seria uma empresa que deixar de exigir vários níveis de aprovação para tarefas simples porque a IA já organiza informações, gera análises e reduz o trabalho manual.

“O caminho mais inteligente é começar pelos problemas do negócio: identificar processos repetitivos, gargalos e atividades de baixo valor agregado. A IA deve ser implementada onde gera impacto mensurável, seja em produtividade, redução de custos, qualidade do atendimento ou aumento das vendas. Quando ela resolve problemas reais, deixa de ser tendência e passa a gerar retorno sobre o investimento”, afirma Soares.

Como implementar IA nas empresas com sucesso?

O especialista em IA afirma que uma implementação de sucesso dessa tecnologia inclui uma liderança que trata a IA como uma iniciativa estratégica, e não apenas como um projeto.

“É importante começar com casos de uso de alto impacto e rápida implementação, estabelecer indicadores para medir resultados, capacitar continuamente os colaboradores e criar uma cultura de experimentação”, indica Soares.

Porém, Batistella destaca um detalhe desse tipo de modelo: normalmente, os processos não estão documentados em lugar nenhum. Estão na cabeça das pessoas. E aí surge um problema sério. “Pense assim: você acabou de contratar um novo funcionário. Esse funcionário é a IA. Como você vai ensiná-la a fazer um trabalho que nunca foi escrito, nunca foi formalizado, nunca foi estruturado?”, indaga o executivo de inovação e especialista em transformação organizacional.

Ele recomenda, antes de implementar qualquer agente, construir uma fundação — mapear processos, documentar normas, definir o que a IA pode fazer e, principalmente, o que ela não pode fazer.

Uma outra opção mais ousada que Batistella considera é criar uma companhia “spin-off” toda mobilizada via IA. Nesse caso, a gestão cria uma operação concebida do zero para funcionar com IA — sem legado, sem resistência estrutural, sem compromisso com o que sempre foi feito. E coloca essa operação para competir com a própria organização.

“É desconfortável, mas é exatamente esse desconforto que protege a empresa no longo prazo”, afirma.

No fundo, a IA é uma ferramenta. E implementar uma nova ferramenta exige os mesmos cuidados que toda liderança já conhece. Mas a abrangência da IA adiciona algumas camadas.

Os especialistas reiteram que o uso de IA precisa ser acompanhado por regras claras de governança. Isso inclui definir quais ferramentas podem ser utilizadas, proteger dados sensíveis, validar informações geradas pela IA antes de utilizá-las e manter supervisão humana nas decisões importantes.

Além disso, é fundamental capacitar as equipes para compreender tanto o potencial quanto as limitações da tecnologia.