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O controle eficiente das despesas fixas e variáveis é um dos pilares para garantir a sustentabilidade financeira e a lucratividade das empresas. No Brasil, 90% das pequenas e médias empresas (PMEs) enfrentam dificuldades nessa gestão, segundo o Instituto Locomotiva. De acordo com Maria Adélia da Silva, especialista contábil e societária da Contmatic, empresa especializada em soluções tecnológicas para gestão empresarial e contábil, compreender e classificar corretamente esses gastos é fundamental para embasar decisões estratégicas e manter a saúde financeira do negócio.

Segundo a especialista, a correta distinção entre gastos variáveis e fixos, aqueles que permanecem constantes, como aluguel e salários, enquanto os variáveis oscilam variáveis, oscilam conforme o volume de produção ou vendas, é determinante para gerar informações gerenciais confiáveis. “Uma classificação incorreta pode distorcer relatórios contábeis e induzir gestores a decisões precipitadas, comprometendo a eficácia da gestão estratégica”, explica.

Entre os erros mais comuns cometidos pelos empreendedores estão: 1) a mistura entre contas pessoais e empresariais e 2) a classificação inadequada de gastos, o que prejudica o acompanhamento real dos custos e dificulta a identificação de oportunidades de economia. “Quando o controle é negligenciado, os demonstrativos contábeis podem apresentar lucros ilusórios ou resultados inferiores aos reais, levando a decisões equivocadas e a prejuízos financeiros”, alerta Maria Adélia.

A contabilidade gerencial desempenha papel fundamental nesse processo, ao permitir a identificação de gargalos e desperdícios por meio da análise detalhada dos demonstrativos financeiros. Um sistema contábil bem estruturado oferece visibilidade sobre áreas com custos excessivos, recursos subutilizados e processos ineficientes, possibilitando a adoção de medidas corretivas que impulsionam a eficiência operacional.

Para acompanhar a evolução das despesas, alguns indicadores financeiros são indispensáveis. Entre eles, o ponto de equilíbrio, que revela quanto a empresa precisa vender para cobrir todos os custos e despesas operacionais, a margem de contribuição demonstra o quanto sobra depois dos custos e das despesas variáveis para pagar os gastos fixos e, as análises vertical e horizontal permitem avaliar a proporção das despesas em relação à receita e sua variação ao longo do tempo.

A executiva ressalta que é possível otimizar as despesas fixas sem comprometer a qualidade ou a operação do negócio. Estratégias como a renegociação de contratos, a busca por melhores condições com fornecedores e a adoção de tecnologias que automatizam tarefas,. contribuem para uma redução inteligente dos custos. “O importante é que a economia venha de processos mais eficientes, e não de cortes que prejudiquem a qualidade ou o desempenho da empresa”, complementa.

Embora as técnicas contábeis para análise de despesas fixas e variáveis sejam semelhantes para empresas de diferentes portes, a complexidade das operações e o volume de dados variam significativamente. As normas contábeis orientam para as pequenas empresas : técnicas mais diretas e práticas,. em relação às grandes : organizações que exigem maior rigor técnico, além de sistemas robustos e detalhamento por centros de custo.

Entre as boas práticas contábeis que ajudam a prever variações e reduzir riscos financeiros estão a revisão periódica dos demonstrativos, a conciliação constante de contas e o cumprimento das normas contábeis vigentes. Essas ações garantem informações consistentes e confiáveis para a tomada de decisão, reduzindo a margem de erro e fortalecendo o controle financeiro.

Para empresários e gestores que desejam iniciar um processo estratégico de organização e redução dos custos de despesas, a especialista recomenda começar pelo acompanhamento minucioso de cada gasto e pela análise da sua real necessidade. “Planejar o orçamento, separar corretamente as despesas fixas e variáveis, utilizar indicadores financeiros e revisar contratos periodicamente são passos fundamentais. Quanto mais cedo o gestor perceber desperdícios e excessos, mais rápido poderá adotar medidas corretivas e alcançar maior lucratividade sem comprometer a operação”, finaliza.