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Separar as finanças pessoais das finanças da empresa é uma das primeiras e mais importantes lições para quem é MEI (Microempreendedor Individual). A prática evita confusões patrimoniais, melhora a gestão do negócio e ajuda o empreendedor a visualizar com clareza se a empresa está sendo lucrativa ou não. Pode parecer óbvio, mas na rotina apertada de quem trabalha por conta própria, esse cuidado nem sempre é colocado em prática.

“É um princípio contábil: o da entidade. Nunca se deve misturar as contas da empresa com as da pessoa física. São duas pessoas distintas”, explica Welinton Mota, diretor tributário da Confirp Contabilidade.

Enio Pinto, gerente de relacionamento com o cliente do Sebrae, afirma que misturar as contas pessoais e as da empresa é um erro muito comum nos negócios, independentemente do tamanho da empresa.

Ele cita que a pesquisa do Sebrae Hábitos de Uso de Produtos Financeiros mostrou que utilizar recursos de pessoa física para colocar na empresa é uma prática que já foi adotada por 60% dos donos de pequenos negócios.

No caso do MEI, é ainda mais imprescindível para a gestão financeira, porque a falta dessa divisão pode gerar uma sensação de que o negócio nunca prospera, uma perspectiva de ineficiência, sinaliza ele.

O risco de misturar tudo

Misturar o caixa pessoal e o da empresa não gera apenas problemas de gestão de gastos e receitas para ambas as partes. Pode gerar também problemas legais, segundo Mota. “Se não há a divisão dos caixas, caso a empresa vá à falência, pode haver o que chamamos de confusão patrimonial. Nesse caso, o sócio passa a responder com seus bens pessoais por dívidas da empresa”, alerta.

Do ponto de vista tributário, o impacto pode ser grave caso o faturamento ultrapasse o limite anual de R$ 81 mil. “Se isso acontecer, o MEI pode ser desenquadrado e acabar tendo que migrar para outro regime, com carga tributária mais alta”, explica Camilla Magrini, economista e planejadora financeira CFP®.

Conta separada: primeiro passo para a organização

Ter uma conta bancária separada para o CNPJ é considerado o primeiro e mais importante passo para organizar as finanças. “Com isso, todos os pagamentos do negócio são feitos por essa conta e o que for transferido para a conta pessoal é o pró-labore. Isso já dá clareza sobre o que é do negócio e o que é da vida pessoal”, orienta Camilla.

Mota reforça que, mesmo que o MEI opte por não abrir uma conta jurídica, é essencial registrar detalhadamente todas as transações. “Pode ser em planilha de Excel ou até no papel de pão, como os antigos empreendedores faziam. O importante é anotar tudo. Sem informação, não há controle. E, sem controle, não há gestão.”

Enio cita uma ferramenta desenvolvida pelo Sebrae para ajudar os pequenos negócios na organização das suas finanças e até na obtenção de empréstimos: Planejadora Sebrae.

“A ferramenta possibilita uma análise dos indicadores financeiros dos MEIs, microempresas e empresas de pequeno porte e busca promover sustentabilidade e crescimento nos pequenos negócios por meio de planejamento financeiro estratégico”, comenta.

Como definir o pró-labore sem prejudicar o negócio?

Determinar quanto se pode retirar mensalmente da empresa requer planejamento. “É importante que o empreendedor tenha uma projeção de fluxo de caixa e conheça a sazonalidade do negócio. Assim, ele evita se descapitalizar em períodos de baixa”, afirma Camilla.

Mota explica que, na prática, o MEI pode calcular o lucro considerando os percentuais estabelecidos por lei: 32% do faturamento para serviços e 8% para comércio e indústria. “Descontando o imposto e outras despesas, o que sobra pode ser distribuído como lucro. Mas o ideal é guardar pelo menos 10% do faturamento mensal como reserva”, sugere.

O MEI paga uma “mensalidade” que engloba um percentual para impostos e tributos como INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), ISS (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza) e ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), dependendo da atividade exercida.

Neste ano, os valores vão de R$ 76,90 para empresas do comércio ou indústria (R$ 75,90 de INSS + R$ 1 de ICMS) a R$ 80,90 para prestação de serviços (R$ 75,90 de INSS + R$ 5 de ISS).

Não ter definido um pró-labore ou um “salário” para o empresário, especialmente para aquele que não tem uma educação financeira anterior, pode, no primeiro bom resultado, bater a sensação do “eu mereço”, que faz muitos empreendedores gastarem o que ganham sem controle, comenta Enio.

“Essa situação costuma ser um grande sabotador, por isso precisamos ter muito cuidado com a saúde emocional e a maneira como lidamos com o dinheiro. Definir o valor que irá receber faz com que possíveis excedentes possam ser investidos na operação. O importante é ter indicadores que possam apontar qual o melhor valor para o pró-labore que se encaixa nas finanças do pequeno negócio.”

A importância de controles financeiros

Independentemente do tamanho do negócio, é essencial que se mantenham registros organizados. “O formato de controle pode ser o que funcionar melhor para o empreendedor: planilha, app, caderno. Mas precisa existir. Caso contrário, ele não saberá se está vivendo acima do que pode ou se o negócio não está lucrando”, diz Camilla.

Essa também é a orientação de Enio: “o empreendedor precisa entender quanto entra e quanto sai, e isso só é possível com registros. É dessa forma que ele poderá crescer de maneira sustentável”.

Trabalha de casa? Cuidado com o uso de recursos pessoais

Para quem atua de casa e usa luz, internet e outros recursos da residência no negócio, o alerta é ainda mais importante. “Mesmo nesses casos, é fundamental separar e controlar o que é gasto para o trabalho e o que é gasto pessoal. O importante é ser um bom administrador”, diz Mota.

Contador e planejamento: aliados do MEI

Outra recomendação unânime entre os especialistas é buscar ajuda profissional. “É recomendável — quase obrigatório — que o MEI tenha um contador, especialmente para não ultrapassar o limite de faturamento e para recolher corretamente o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional)”, afirma Camilla.

Segundo ela, mesmo para os chamados “PJs por necessidade”, aqueles que atuam como MEI em vínculos que deveriam ser CLT, o ideal é organizar as finanças com clareza. “Ainda que esse profissional não se veja como empreendedor, ele tem obrigações como empresa e precisa se organizar.”

Dicas do Sebrae para um planejamento financeiro eficiente:

Crie uma planilha: essa dica serve para a vida pessoal e da empresa. É fundamental ter domínio sobre as receitas, as despesas e o fluxo de caixa para identificar áreas de melhoria e oportunidades de crescimento.

Mapeie informações: dados financeiros relevantes, como histórico de vendas, custos fixos e variáveis, pagamentos a fornecedores e recebimentos de clientes, ajudam na tomada de decisões, a identificar padrões sazonais ou tendências de crescimento e declínio nas receitas e despesas.

Projete vendas futuras: estime os recebimentos e pagamentos esperados para cada período e desenvolva diferentes cenários financeiros com base em diferentes premissas e variáveis, considerando variações nas vendas, custos e condições de mercado.

Avalie os resultados: veja o desempenho em cada cenário e faça ajustes nas projeções conforme necessário para garantir a viabilidade financeira da empresa.