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O uso da Inteligência Artificial por parte das Receitas dos três entes federativos, municipal, estadual e federal, tem aperfeiçoado o processo de arrecadação de tributos e obrigado as empresas, que são os contribuintes, também a automatizar sua área fiscal e adotar práticas de compliance tributário. Mas esta transformação digital das empresas está longe de ser completa, alcançando mais a parte operacional, porém, deixando de fora fases mais complexas como o diagnóstico fiscal.

Liderando a transformação digital global, os Estados Unidos com o BPC (Business Payments Coalition) e a Europa com a rede Peppol (Pan-European Public Procurement Online), estabeleceram um modelo de faturação eletrônica e criaram uma rede de intercâmbio de documentos que possibilita às empresas conectadas, entre outros, trocar contratos públicos com as administrações, mensagens e faturas, sendo também utilizado em ambientes B2B E B2G. O sistema norte-americano ainda está em fase de implantação e o europeu existe desde 2008. O que serve de exemplo para todos os países do mundo e mostra o quanto o Brasil ainda tem que evoluir.

Tecnologia da Receita leva à gestão de tributos

Com tecnologia capaz de efetuar varreduras e cruzamentos de milhões de dados fiscais, além de fazer análise preditivas atrás de possíveis sonegadores, os governos sofisticaram seus órgãos de fiscalização levando o meio empresarial a fazer o mesmo com seus departamentos fiscais, para evitar de cair na malha fina por inconsistências nos dados informados. Por exemplo, com o SPED Fiscal, que é um processo de escrituração digital do governo, órgãos fazendários estaduais e a Receita Federal recebem virtualmente de seus contribuintes documentos e informações para cobrar o ICMS e o IPI.

Em se tratando de gestão de tributos, de acordo com a segunda edição da Pesquisa de Governança Corporativa Fiscal no Brasil, da KPMG, 70% dos respondentes disseram usar sistemas específicos somente para a operacionalizar a apuração tributária, porém, “81% não dispõem de um sistema executivo de relatórios para diagnóstico fiscal em nível gerencial”, o que é preocupante pois afeta o gerenciamento dos negócios que é incapaz de fazer a diagnose fiscal.

Automação versus redução de tempo com tributos

A automação das operações fiscais é um movimento necessário, mas não suficiente para reduzir o tempo empregado no pagamento dos tributos. Conforme dados do estudo Doing Business, apurados pelo Grupo Banco Mundial, em todas as 27 unidades federativas brasileiras, as empresas ainda despendem entre 1.483 e 1.501 horas por ano “para preparar, declarar e pagar tributos, mais do que qualquer outro país”, devido a uma legislação complexa e cálculos complicados para as declarações fiscais. Situação que começará a mudar dentro de dois anos, pois um dos principais objetivos da Reforma Tributária foi a simplificação das leis.

Os novos impostos IBS, distribuídos a estados e municípios, e CBS, tributo federal, vão substituir cinco taxas: o PIS, Cofins, IPI, ICMS e ISS, e entrarão em vigor após um período de transição que começa em 2026 e vai até 2033.

Compliance tributário evita litígio e melhora reputação

Este movimento rumo ao digital tem levado à adoção por parte das empresas de regras e diretrizes do compliance tributário que é um conjunto de rotinas fiscais sistematizadas que garante a conformidade do contribuinte à legislação tributária, evitando litígios e penalidades legais.

O compliance tributário tem proporcionado alguns benefícios como descontos em linhas de crédito e tratamento diferenciado em autuações e ressarcimentos do governo. Com isso, as empresas também melhoram a imagem no mercado com a transparência de seus atos e conseguem uma vantagem competitiva, já que a responsabilidade fiscal pode funcionar como um atrativo para parceiros de negócios, investidores e consumidores atentos às práticas éticas.

A automação fiscal contribui com as estratégias de negócio

Motivada pelo fisco e por novas tecnologias, a automação fiscal é uma tendência que parece ser irreversível dentro das empresas, mas que exige treinamento e aperfeiçoamento constante de seus profissionais e processos que agilizem as rotinas fiscais e contábeis, aumentem a produtividade e reduza custos.

Ela se tornou uma ferramenta estratégica disposta com a própria gestão negocial. Segundo estudo da KPMG sobre o impacto das questões fiscais na realidade empresarial da América Latina, os líderes brasileiros entrevistados afirmam ter uma estratégia fiscal alinhada às táticas de negócios da empresa, graças ao avanço tecnológico. No Brasil, o índice de alinhamento entre as áreas fiscal e comercial corresponde a 100% – na América Latina é 97% -, o que denota uma grande valorização do setor fiscal nas organizações brasileiras.

Como obter a contabilidade 4.0?

O uso de novas tecnologias, como o blockchain, possibilita o compartilhamento, rastreamento e auditoria de registros fiscais, evitando sua falsificação, o que torna os processos mais simples e eficientes e libera os funcionários para tarefas mais complexas.

Tudo isso contribui com a tomada de decisão empresarial, permitindo um diferencial competitivo e o desenvolvimento da contabilidade 4.0. Inspirada na indústria 4.0, ela é marcada pela grande utilização de tecnologia e dados em tempo real, visando maior eficácia, agilidade e transparência nos processos contábeis e fiscais. Para a PwC, “se os departamentos fiscais conseguirem analisar eficazmente toda a informação gerenciada, poderão prestar serviços melhores e se tornar mais eficientes”. Isso revela que o digital não é uma opção, mas uma exigência no meio empresarial.

Sobre a Access

A Access no Brasil dispõe de mais de 5.2 milhões de cubic feets de edificações distribuídos em São Paulo, Itupeva, Rio de Janeiro, Curitiba e Belo Horizonte. Para oferecer armazenagem segura em sua totalidade, as unidades de São Paulo e Itupeva estão estrategicamente localizadas dentro de condomínios fechados. São áreas especialmente projetadas e que seguem todos os requisitos de segurança para a guarda física da documentação, em condições adequadas para a preservação de sua integridade.