Gestão de férias: Por que automatizar?

Parece um paradoxo — e talvez seja. Segundo um estudo realizado pela Forrester Consulting, mesmo com as tecnologias disponibilizadas pela transformação digital, muitos profissionais de empresas ainda estão sobrecarregados com um alto volume de tarefas manuais. Isso significa que processos importantes, como a gestão de férias, não estão sendo realizados com eficiência das ferramentas digitais.

Neste artigo, focaremos nos benefícios de automatizar a gestão de férias. Mostraremos também como fazer a implementação e as vantagens de utilizar tecnologias nesse processo. Avance para os próximos tópicos!

Gestão de férias automatizada

Como dito na introdução, o processo de gestão de férias pode ser feito por meio de ferramentas digitais. Quanto realizado dessa forma, são reduzidas as chances de erros comuns em cálculos, aprovações e lançamentos.

Sendo assim, os colaboradores recebem corretamente todas as remunerações referentes ao período de descanso. Sem falar que a empresa não perde os prazos de concessão de férias — algo que pode gerar multas (férias em dobro) e processos trabalhistas.

Além de facilitar o gerenciamento desse processo importante e complexo, as tecnologias de gestão do descanso dos colaboradores levam o RH e o DP para uma nova etapa: o gerenciamento baseado em dados. Dessa forma, é possível analisar indicadores de desempenho e tomar decisões com a ajuda de relatórios e gráficos precisos.

O que diz a CLT

As regras sobre o cálculo de férias, as férias coletivas e as férias fracionadas — enfim, toda a gestão — estão elencadas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Em relação às férias, o artigo 129 diz que todo empregado tem direito a um período anual remunerado de descanso.

Esse direito é adquirido após 12 meses de vigência do contrato de trabalho. Quanto a remuneração, será integral acrescida de 1/3 de abono. Caso o período de férias seja inferior a 30 dias (como nas fracionadas), o colaborador receberá proporcionalmente. O cálculo das férias coletivas segue as mesmas regras.

Porém, o artigo 139 da CLT dita que as férias coletivas precisam ser concedidas a todos os empregados da empresa, setores ou estabelecimentos internos específicos. Essas diretrizes precisam ser cumpridas de perto pelo RH e DP.

Para atingir esse objetivo, é importante automatizar a gestão de férias. Os resultados serão processos mais ágeis, digitais e em conformidade com as leis da CLT. Sendo assim, os gestores podem ficar despreocupados.

Como posso automatizar minha gestão?

Muitos gestores de RH e DP se perguntam como implementar a automação no gerenciamento do descanso anual dos colaboradores. A resposta é simples: adquirindo um software que realize esse processo. O principal é o de gestão de férias.

Por meio dessa tecnologia, o fluxo de aprovação das férias fica integrado entre o gestor, rh e o colaborador. Dessa forma, o processo fica mais transparente e interativo. E quais são as funcionalidades da ferramenta? São elas:

• Controle do registro de férias desde a data da admissão;
• Solicitações, notificações e históricos em um único painel;
• Calendário de gestão dos descansos individuais e coletivos.

Existem plataformas que permitem tanto a visualização, quanto a solicitação de férias por meio de um aplicativo instalado no smartphone do colaborador. Isso gera praticidade e melhoria na experiência do profissional.

É possível também integrar o software de gestão de férias com o do controle de ponto eletrônico ou de jornada. Sendo assim, a remuneração das férias é calculada automaticamente com base na assiduidade do profissional.

Outra ferramenta que pode ser integrada com esse software é a de assinatura digital. Com isso, os colaboradores remotos não precisam ir até o escritório físico da empresa para assinar os documentos das férias. O resultado é a redução do tempo e dinheiro gasto com deslocamentos e a impressão de papéis.

Quais as vantagens de automatizar a gestão?

Uma gestão de férias realizada por meio de ferramentas digitais oferece muitas vantagens para o RH e o DP das empresas. Entre os benefícios, podemos destacar:

• Processos pautados na transformação digital — melhoria na qualidade e na rapidez das tarefas internas;
• Centralização dos dados — as informações são integradas e armazenadas na nuvem. Dessa forma, são facilmente acessadas e gerenciadas;
• Integração dos setores — o RH se conecta com áreas correlativas, como o DP, a contabilidade e o financeiro. O resultado é as férias serem liberadas sem impedimentos vindos com falhas de comunicação;
• Redução de despesas — diminuição dos custos relacionados a erros, passivos trabalhistas e materiais de escritório;
• Melhoria da experiência do colaborador (employee experience) — com apenas alguns cliques, o profissional solicita as férias e acompanha o andamento da solicitação;

Além disso, promove também o alinhamento com novos formatos de trabalho. O software de gestão de férias se adequa às necessidades dos formatos home office e híbrido. Uma vez que, é realizado por meios digitais, facilitando a vida dos colaboradores remotos.

A automatização fomenta também uma cultura de inovação — os profissionais do RH e do DP passam a se acostumar com as ferramentas e processos digitais. Isso gera uma mentalidade voltada para a inovação. Os efeitos posteriores serão demandas e projetos cada vez mais revolucionários e atualizados.

De acordo com uma pesquisa realizada pela McKinsey & Company, cerca de 60% das atividades empresariais podem ser automatizadas. Como consequência, haveriam transformações e melhorias importantes para todos os colaboradores. Isso é verdade, pois, como vimos, a gestão do descanso dos colaboradores se torna muito eficiente com a ajuda das ferramentas virtuais.

Sobre a Convenia

A Convenia é uma HR Tech com soluções voltadas para otimização de tempo e custos das empresas. Nasceu há alguns anos, com o objetivo de trazer alta tecnologia para o setor de RH, de forma acessível e prática.

Desde então, trabalha fortemente para que os produtos evoluam com os clientes, pois compreendem que, diminuindo o tempo gasto com rotinas operacionais, as empresas têm mais tempo para as pessoas.

Atualmente as soluções abrangem admissão digital, férias e departamento pessoal, onde você pode gerir todo seu time em um sistema em nuvem.