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A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), estabelecida com o objetivo de garantir que a segurança de dados seja uma prioridade em várias esferas, já é uma realidade e tem gerado esforços e inovações no ambiente corporativo.

Isso acontece principalmente porque a nova norma exige das empresas maior controle sobre os dados que circulam dentro das organizações. Com a nova lei, companhias terão de realizar ações para ter mais controle dos dados que circulam dentro de seu ecossistema – um plano de grande importância, já que pelo menos 90% dos documentos armazenados por empresas têm alguma informação de caráter confidencial. Além disso, a pandemia do Covid-19 reforçou o papel da internet como principal meio de negociação das indústrias, aumentando significativamente a exposição de dados valiosos.

Embora as penalidades só possam ser aplicadas a partir de agosto de 2021, é importante as organizações estarem aptas desde já. De acordo com a Associação Brasileira das Empresas de Software (ABES), apenas 43,93% dos negócios em tecnologia estão em conformidade com a nova legislação. E como isso pode ser feito? Com base na nossa experiência na Europa, uma estratégia de sucesso depende de quatro fases principais: análise, modelo documental de gestão dos dados, categorização e por último, a gestão e rastreamento de dados em todo o seu caminho pela empresa.

O primeiro passo tem como foco atingir os objetivos de otimização de processos, localização e categorização de informações “desestruturadas” dentro da companhia. Para isso, é necessário acessar a localidade de cada arquivo em diferentes documentos, processos e sistemas, fazer uma avaliação dos dados afetados pela LGPD e fornecer um diagnóstico completo da situação atual da organização.

A segunda etapa diz respeito à elaboração do “mapa” que vai mostrar a estrutura hierárquica de divisão das informações envolvidas na LGPD em diferentes tipos e subtipos, definição de um esquema de metadados, descrição detalhada das características de cada documento. Com isso, será possível ter um conhecimento completo sobre os dados gerenciados por cada parte da empresa.

Em seguida, o tratamento das informações vai definir características para cada tipo de dado. Na prática, será possível agrupar os dados em um ciclo de vida de acordo com o tipo de cada documento, aplicar sistemas de busca e localização, além de estabelecer mecanismos mais claros quanto ao consentimento relacionado à privacidade dos dados que circulam dentro da companhia. Com isso, é possível ter mais conhecimento sobre o consumidor e orientação clara sobre a proposta de valor relacionada à empresa.

Por último, a gestão e o rastreamento de dados trazem como principais resultados a aplicação de estratégias diferenciadas de retenção do consumidor, aumento da confiança dele em relação à marca, o que gera diferenciação da marca em relação às demais.

Apesar de parecer uma tarefa complicada, pode-se começar com pequenos passos, como o CRM. Partindo dessa estrutura, que prioriza as informações vitais para o desenvolvimento do negócio, é possível caminhar até às tecnologias com um nível superior de processamento, como a linguagem neural – que permite classificar, extrair e hierarquizar informações gerando maior controle sobre os dados.

Dentro desse escopo, companhias que tiverem uma gestão de conteúdo consolidada em sua governança começam com uma vantagem ao implementar a LGPD. Por já terem sistemas organizados, são capazes de identificar facilmente os dados e executar todas as operações exigidas pelo novo regulamento.

É importante ter em mente que a LGPD representa uma oportunidade sem igual para as organizações avaliarem todo o potencial de dados que possuem à sua disposição e gerar maior segurança e produtividade, fidelizando clientes e trazendo otimizações aos processos internos. Companhias devem estar atentas para esse novo cenário: empresas que conseguirem se adequar a essa nova realidade desde já construirão um diferencial competitivo importante para os próximos anos.