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Uma das estratégias de grande parte das empresas brasileiras é aproveitar os feriados de dezembro para cumprir a programação de férias da equipe.

Nesta época é bastante comum que haja uma redução drástica de demanda em muitos setores, exceto o comércio.

Indústrias de diversos segmentos apostam nas folgas coletivas e assim reduzem o impacto da eventual falta de profissionais em outras épocas do ano.

Mas para o RH, a programação de férias pode ser desafiadora. Além da questão trabalhista, é necessário planejar demandas, estrutura e caixa para que tudo saia de acordo com o esperado.

E nada melhor do que contar com a tecnologia para garantir uma boa programação e reduzir possíveis impactos na estrutura.

1 – Crie parâmetros conforme as normas trabalhistas

A última reforma trabalhista traz algumas mudanças em relação às férias, especialmente a questão do parcelamento do benefício.

Esteja atento em relação a estas mudanças e utilize a flexibilidade a seu favor. Uma das dicas mais importantes para facilitar a programação interna das férias é criar alguns parâmetros e boas práticas, especialmente em caso de férias coletivas.

Estipular previamente data de início e fim, além da quantidade mínima de profissionais que cada setor deve ter mesmo em períodos de baixa, como no fim do ano, são questões importantes para evitar contratempos.

Uma boa maneira de facilitar o controle é ter um roteiro prévio de regras e boas práticas, disponibilizado dentro da ferramenta digital de gestão de atividades. Assim, a realização de ações que fujam dos parâmetros acaba impossibilitando o profissional de continuar com a programação das férias no seu sistema de controle de atividades.

Para isso é importante contar com uma solução de gestão flexível, que permita a parametrização de regras dentro da sua realidade de negócio.

2 – Divida as tarefas e defina responsáveis pelas demandas

O RH é comumente sobrecarregado em períodos de férias coletivas, acompanhado de 13º salário e contratações. Por isso é fundamental que as demandas do setor estejam bem divididas e que cada profissional saiba exatamente quais são suas atribuições.

Novamente a tecnologia é uma grande parceira neste sentido, pois dentro de uma plataforma de gestão de atividades algumas ações já podem ser atribuídas diretamente ao profissional, dando mais clareza ao solicitante de determinada demanda sobre quem irá lhe atender.

3 – Para reduzir erros na programação de férias, elimine controles manuais

Diga adeus às planilhas de controle. Será impossível criar um histórico confiável de concessão de benefícios se a tecnologia não for sua aliada. Um dos erros mais comuns do RH na programação de férias é justamente não ter uma visão macro do trabalho. Isso resulta em férias dobradas para determinados profissionais ou benefício vencido para outros.

No fim, o impacto é diretamente financeiro, seja no pagamento das férias ou na falta de determinado profissional em períodos de maior demanda.

Substitua as antigas planilhas e controles manuais por uma plataforma de gestão de atendimentos e atividades. Na solução da Ellevo, por exemplo, é possível criar um catálogo de serviços, facilitando a realização da programação de férias, a solicitação dos profissionais e a resolução de dúvidas das equipes. Tudo de forma transparente, com atribuição de responsáveis, histórico e regras pré-determinadas.

4 – Conte com o apoio de especialistas

Ter fornecedores que apoiem na programação de férias pode ser uma boa solução para evitar possíveis erros, especialmente no campo jurídico. Não deixe de pedir apoio da sua contabilidade ou consultoria jurídica para garantir o cumprimento da legislação e a distribuição eficaz do benefício.

5 – Integre o trabalho com outros setores envolvidos

É importante que haja transparência e comunicação entre lideranças de diversos setores na programação de férias. Isso porque há um impacto em outras áreas, da produção ao financeiro. Empresas que usam a plataforma Ellevo podem criar roteiros de atividades que facilitam este envolvimento.

A definição de férias resulta em tarefas criadas automaticamente, através de regras pré-definidas, para outros setores. Ao registrar no sistema a concessão do benefício para determinado profissional, o responsável financeiro receberá a atividade de agendamento de pagamento, o gestor pode receber uma atividade quanto a ausência do profissional e até mesmo suas credenciais para acesso à empresa podem ser suspensas no período.

Ou seja: com a tecnologia, uma reação em cadeia na programação de férias otimiza a comunicação e a realização de ações resultantes da concessão do benefício. Tudo rapidamente, sem sobrecarregar as equipes.