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Todos os estabelecimentos dos setores público e privado devem fornecer à Secretaria do Trabalho do Ministério da Economia os dados referentes aos seus funcionários por meio da Relação Anual de Informações Sociais (Rais). Mesmo os empregadores que não realizaram contratações entre 1º de janeiro e 31 de dezembro de 2018 estão obrigados a declarar a Rais Negativa. Neste ano, a data final é 5 de abril.

Pessoas jurídicas que estavam com CNPJ ativo na Receita Federal no ano passado, com ou sem empregados; estabelecimentos com Cadastro Específico do INSS (CEI) que possuem funcionários; órgãos e entidades da administração direta e indireta dos governos federal, estadual e municipal; condomínios e cartórios extrajudiciais devem entregar a Rais dentro do prazo estabelecido, ou pagarão multa.

Quem tiver registro de CNPJ e CEI fará duas declarações diferentes. A do CNPJ é obrigatória mesmo que não tenha ocorrido contratação de nenhum empregado em 2018. Já a do CEI, apenas se tiver contratado alguém. Caso tenha funcionários pelos dois cadastros, o estabelecimento terá de fazer duas declarações com empregados. Os produtores rurais, por exemplo, são empregadores que geralmente têm dois cadastros (CNPJ e CEI) e devem seguir as regras apresentadas.

A exceção é apenas para Microempreendedores Individuais (MEI), que só precisam declarar a Rais se tiverem empregado. Do contrário, podem até fazer a declaração da Rais Negativa, mas não sofrerão nenhuma punição caso não a façam. Com relação aos empregadores com cadastros no CNO (Cadastro Nacional de Obras) e CAEPF (Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física), incluídos na Rais nesse exercício, a entrega da declaração será facultativa; nesta situação, a declaração deve ser feita no CEI.

A Rais é a base de dados mais completa sobre empregadores e trabalhadores formais no Brasil. A partir dela é obtido o perfil das empresas e dos trabalhadores brasileiros, que serve para a elaboração de políticas públicas de emprego do governo e para o pagamento de benefícios. Todas as orientações sobre quem deve fazer a declaração podem ser encontradas no Manual da Rais 2018, disponível no site.