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Gerenciar o tempo é um dos grandes desafios profissionais em ambientes de trabalho exigentes. Sempre falta tempo e sobram tarefas e responsabilidades. Estresse, desânimo, horas extras e, consequentemente, menos espaço para descanso e lazer são os resultados dessa situação cada vez mais rotineira no mundo corporativo.

Mas será que todo o tempo dedicado ao trabalho está sendo bem empregado? Um estudo interno da empresa espanhola de recursos humanos Nexian mostra que não.

Segundo o levantamento, apenas 50% da jornada de trabalho é 100% produtiva e 15% do tempo é consumido em reuniões pouco eficientes, interrupções desnecessárias e tarefas que não fazem nenhuma diferença.

A empresa concluiu também que, em média, os trabalhadores consultam seus e-mails 20 vezes por hora. Diante deste dado, é inevitável fazer uma conta simples: se cada uma dessas checagens leve um minuto, em média, já são 20 minutos desperdiçados por hora. Como à checagem do e-mail podemos incluir as consultas aos programas de mensagens e as espiadas nas redes sociais, o tempo perdido é ainda maior.

Com base nos dados que coletou, a Nexian elaborou uma lista de oito recomendações para fazer uma boa gestão do tempo:

1. Identifique as causas
Falta de organização, ausência de planejamento, dificuldade de dizer não e incapacidade de evitar distrações são algumas das razões mais frequentes do desperdício do tempo, segundo a empresa. Muitas vezes, esses fatores trabalham coletivamente contra um dia de trabalho produtivo. É importante tomar consciência do problema e determinar as causas.

2. Planeje e organize
Gastar alguns minutos planejando o trabalho e organizando-se para realizá-lo pode fazer toda a diferença. Segundo a Nexian, é importante definir objetivos e estabelecer prioridades antes de começar a produzir.

3. Controle os ladrões de tempo
Cafezinhos com companheiros, conversas paralelas, reuniões sem um propósito claro e as centenas de e-mails recebidos todos os dias são consumidores vorazes de tempo. Estabeleça um tempo adequado para a realização de cada tarefa.

4. Estabeleça prioridades
Muitas vezes, gasta-se tempo precioso com tarefas banais e as atividades indispensáveis são relegadas a segundo plano. O correto é definir as prioridades, atacando primeiro as tarefas urgentes e importantes, depois as importantes, mas não urgentes e, por fim, as que não são nem uma coisa nem outra. Os consultores da Nexian recomendam avaliar se estas últimas tarefas não podem ser simplesmente descartadas.

5. Aprenda a delegar
Por delegar, entenda-se envolver a equipe na busca dos resultados desejados, não simplesmente transferir o trabalho.

6. Pare de postegar
Não deixe para amanhã o que pode fazer hoje. O provérbio popular deve ser usado como lema diário para conter o impulso da procrastinação. Mesmo que um trabalho não seja agradável, é melhor executá-lo o quanto antes, em vez de usar outras tarefas como desculpa para adiá-lo.

7. Concentre-se
Ser multitarefa nem sempre dá certo. Executar várias tarefas ao mesmo tempo pode reduzir o nível de concentração, piorar o rendimento intelectual e prejudicar a qualidade do trabalho e a produtividade.

8. Controle e-mails e reuniões
Em média, um trabalhador revisa os e-mails vinte vezes por hora. Além disso, perde cerca de uma hora por dia em reuniões ou conversas inúteis, de acordo com a Nexian. A empresa recomenda dedicar um tempo do dia a ler e responder os e-mails e não manter a caixa de entrada aberta todo o tempo nem as notificações ativadas.