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Quem nunca se deparou com o desafio de se manter produtivo o dia todo? Em um mundo perfeito (e dos nossos sonhos), a maioria de nós conseguiria ser eficiente sempre que quisesse, não é mesmo?

Imagine só: a qualquer hora, simplesmente conseguiríamos executar um novo projeto, escrever textos inspiradores ou até inventar o próximo aplicativo da moda.

No entanto, a realidade se mostra bem diferente: temos horários de pico de energia e aqueles assim, meio mais ou menos, que precisamos esticar as pernas, dar uma volta e nos permitir um break para recuperar nossa força e criatividade.

Mas existem formas de – ao invés de simplesmente eliminar os horários menos produtivos do dia (o que, aliás, deve ser evitado!) – reconhecer quando você provavelmente atinge sua melhor performance e buscar otimizar isso. Dessa forma, você poderá impulsionar sua produtividade e trabalhar nas tarefas mais desafiadoras e criativas.

Ok, mas como?

Todos nós temos um "relógio" interno que nos acompanha 24 horas e determina estados de alerta e quais serão os momentos de sono. Os horários são diferentes para todo mundo, mas o ciclo é universal.

No entanto, um fato se mantém constante: os períodos de produtividade duram, em média, de 90 a 120 minutos. Estes períodos de tempo são conhecidos como "ciclos ultradianos". O começo deste ciclo é o momento em que o indivíduo tem o seu cérebro mais energizado e focado. Aos poucos, a energia passa a diminuir e, ao final, simplesmente a efetividade não será tão alta.

São esses os momentos de produtividade máxima que representam então a hora certa para dedicar-se aos projetos mais desafiadores, estratégias criativas e decisões críticas.

Ao passo que, para as tarefas mais rotineiras e soluções de problemas menos complexos, a ideia é usar os períodos de menor energia para resolver estes pontos e, assim, não tornar o seu cérebro sobrecarregado.

Mas, como identificar e descobrir quais são os seus ciclos ultradianos? Pode ser mais fácil do que você imagina. Confira abaixo algumas dicas:

1. Anote dados sobre o seu dia

Durante a semana, em intervalos de tempo de mais ou menos 1 hora, anote quais foram as tarefas até então cumpridas. Para cada uma delas, se pergunte: qual o grau de foco, entusiasmo e energia dedicado a essas funções?

Treine sua mente para perceber se algum fator vem atrapalhando o desempenho de suas tarefas ao longo da semana.

Após alguns dias de coleta de dados, você começará a ver um padrão se desenvolvendo de quando o seu foco, energia e entusiasmo parecem estar maiores e menores. Continue marcando seus dados, e após uma semana ou duas, você terá indicadores consistentes das horas do dia ou da noite em que seus ciclos ultradianos estarão ativos para ajudá-lo a impulsionar sua produtividade.

2. Trabalhe os seus dados

Ao reconhecer quais os períodos de maior energia e foco, cabe a você
otimizá-los em blocos de tempo ininterrupto para trabalhar ou criar. Um exemplo de um dia de trabalho produtivo em sintonia com o ciclo ultradiano seria mais ou menos assim:

- Assim que começar o seu dia de trabalho, treine a sua mente para focar no seu projeto durante 90 minutos;

- Levante e tome um café, se dê um intervalo de 20 minutos;

- Revigorado, volte para sua mesa e comece seu segundo impulso de produtividade;

- Ao atingir o seu limite, é hora de voltar sua atenção para trabalhos de menor concentração, como reuniões com colegas e respostas a e-mails;

- Termine a tarde (ou noite ou madrugada, dependendo dos horários em que trabalha), com um último ciclo de produtividade de 60 minutos.

3. Preparação para o pico de produtividade

Em seu pico de produtividade, você deve se colocar em modo de concentração total. Liberte o seu ambiente de interrupções externas e distrações desnecessárias.

Apesar de se afirmar que os períodos de produtividade contemplem de 90 a 120 minutos do ciclo ultradiano, muitas vezes, é raro que consigamos alguns minutos sem interrupção. Por isso, tente aliar o seu pico de produtividade ao período no qual você sabe que as interrupções serão menores.

4. Respeite seus ciclos

Algumas pessoas são melhores no começo da manhã: levantar antes do sol nascer dá a elas o silêncio e o foco que precisam. Outras pessoas, fazem o seu melhor trabalho ao final do dia.

5. Trabalhe de maneira inteligente

Ao descobrir quando você passa pelos picos de produtividade, usando estes momentos de maneira mais eficiente, você também consegue experimentar um tempo de descanso necessário sem aquela sensação de que você deveria ou poderia estar fazendo mais.

Dica bônus: Aqui você pode acessar um template no Evernote para escalar seus momentos de maior foco e usá-lo para acompanhar a si mesmo a cada hora usando uma escala de 1-5 em relação ao seu engajamento e motivação.

A verdade é que nem sempre você conseguirá realizar tanto quanto gostaria, mas descobrir o seu momento de produtividade máxima já é um passo significativo para um dia a dia proveitoso.