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Dez anos após o início da implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), o sistema tributário brasileiro conta uma inovadora ferramenta tecnológica, o eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas), instituído pelo Decreto 8.373/2014, com o objetivo de facilitar e desburocratizar a administração de informações relativas aos trabalhadores. Nele, os empregadores passarão a comunicar digitalmente aos órgãos competentes, de forma simplificada e unificada, as informações relativas às suas obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas em face de seus empregados.

A transmissão eletrônica desses dados unificará a execução de 15 obrigações acessórias às empresas: GFIP, CAGED, RAIS, LRE, CAT, CD, CTPS, PPP, DIRF, DCTF, QHT, MANAD, Folha de Pagamento, GRF e GPS.

Vale lembrar que a implantação do eSocial não altera, nem revoga nenhuma lei ou normatização específica dessas obrigações. Ela somente unifica e instrumentaliza o seu cumprimento. Da mesma forma, os órgãos competentes continuam os mesmos: Secretaria da Receita Federal do Brasil, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS) e Ministério do Trabalho e Emprego – todos atuando e fiscalizando de forma conjunta.

De acordo com a Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 2, publicada no dia 31/8/2016, no DOU, a obrigatoriedade da implantação do sistema será realizada em duas etapas: a partir de 1º de janeiro de 2018 para os empregadores e contribuintes com faturamento apurado, no ano de 2016, superior a R$ 78 milhões; e a partir de 1º de julho de 2018 para os demais, independentemente do valor de faturamento anual.

Mesmo com a proximidade do prazo de adesão ao sistema, um levantamento da FENACON (Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas), que entrevistou 1,33 mil empresas, apontou que apenas 4,4% estão aptas a operar o novo sistema; 29,1% já iniciaram o registro dos dados na plataforma e 23,7% estão em uma fase intermediária do processo.

Enquanto isso, 42,9% nem começaram a implantação dessa plataforma em seus respectivos negócios. No mesmo entendimento, segundo fontes da ÉPOCA, nos primeiros 30 dias de teste do sistema, somente 800 companhias se cadastraram na plataforma da RFB. O número representa 0,01% das 8 milhões de empresas, que empregam mais de 40 milhões de trabalhadores.

A complexidade para a implantação do eSocial é mais evidente nas pequenas empresas, que normalmente atuam com estruturas menores, em comparação às grandes empresas. Contudo, é muito importante que as empresas se planejem para a implantação do eSocial, tanto as PMEs, quanto as grandes organizações, uma vez que o sistema é repleto de informações cadastrais dos trabalhadores, antes não exigidas da mesma forma pela SEFIP, por exemplo.

A Previdência, assim como o Ministério do Trabalho poderão fiscalizar as empresas à distância, diante do volume e qualidade de informações transmitidas por meio do eSocial. O planejamento tardio poderá culminar em muitos erros de informações transmitidas à União, portanto as empresas precisam se organizar.

O eSocial consistirá na ferramenta que detectará as infrações às normas previdenciárias e trabalhistas e permitirá à fiscalização evidenciá-las. Como exemplo, a admissão de novos funcionários deverá ser informada até o dia anterior ao início dos trabalhos por parte do empregado. A multa para a não informação no referido prazo, importará em R$ R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado. Caso o empregador reincida em ausência de informação, o valor da multa aplicada poderá dobrar.

No eSocial, quando administrado com competência, ganham as empresas ao simplificar e unificar seus processos, o que gera ganho de produtividade e garantia de uma maior segurança jurídica, ganham também os empregados na garantia e efetivação de seus direitos trabalhistas e previdenciários e ganham a população em geral, como também os órgãos da administração, por se tratar de um sistema transparente, resultando na redução dos índices de sonegação e contribuindo na tomada de decisões em políticas públicas. Resumindo, se todos se prepararem em tempo, todos saem ganhando!