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Escolher um bom sistema de gestão empresarial para gerenciar seu negócio e ter informações detalhadas é uma das principais saídas para empreendedores que desejam gerenciar seus negócios de forma mais profissionalizada. Cada dia mais flexíveis, os sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning ou planejamento de recursos da empresa, em tradução literal) conseguem atender a diferentes perfis de companhias.

Para Deivison Alves, diretor executivo do eGestor, uma plataforma de gestão empresarial permite que as companhias se tornem mais competitivas em relação aos concorrentes, além de conseguirem uma visão diferenciada em relação ao próprio negócio quando passam a ser digitalizadas. Ao mesmo tempo, sistemas desse tipo contribuem para reduzir os custos da empresa. Com o objetivo de ajudar micro e pequenas empresas, o executivo separou algumas dicas para escolher o sistema fiscal:

1) Pesquise e pondere

Antes de definir qual sistema será utilizado, é importante comparar as opções disponíveis, considerando as necessidades da sua empresa. Pense no que é realmente preciso para encontrar as vantagens de cada software, como integração de departamentos, fluxo de caixa e de trabalho, inteligência do negócio, relatórios.

Com estas informações em mãos, procure por uma plataforma que possa ser configurada para atender seu modelo de negócio. De acordo com Alves, nem sempre o gestor que você gostou é o ideal para suas necessidades. Por isso, realizar essa comparação pode ajudar a manter o foco no que é essencial para a marca.

2) Cultura do software

Pelo fato de nunca terem usado sistemas de gestão empresarial, muitas empresas podem evitar aderir à tecnologia. Por isso, explique a necessidade para sua equipe e mostre a importância de possuir uma plataforma que possa trazer mais agilidade ao trabalho, além de informações que poderão melhorar o fluxo financeiro da empresa.

Uma saída que pode se mostrar de grande ajuda nesse momento de transição é selecionar alguns integrantes da equipe para treiná-los e deixá-los à vontade quanto ao uso da ferramente. A estratégia facilitará quando outros colaboradores precisarem ser orientados. Alves explica que soluções do tipo são essenciais, pois de nada adianta ter um sistema de ERP se ele não for alimentado com dados da empresa. Segundo ele, é preciso ter disciplina na atualização das informações e no acompanhamento gerencial.

3) Praticidade

Escolha sistemas fáceis de serem utilizados. Quanto mais complicados são os softwares, maior a probabilidade de sua equipe se mostrar resistente à mudança. Além disso, uma boa opção é considerar sistemas de ERP que integrem departamentos. De acordo com o especialista, a saída permite que as informações estejam disponíveis para serem analisadas por todos diante de qualquer tomada de decisão. A escolha por um software mais complexo deve ser considerada somente se a equipe já estiver familiarizada com outros sistemas de gerenciamento.

4) Custo-benefício

A implementação de um sistema de ERP deve ser visto não como um gasto, mas, sim, como um investimento para a sua empresa. Porém, antes de dar um veredito, é importante considerar todos os benefícios trazidos pelo sistema e comparar aos custos que serão reduzidos com a sua utilização.

Alves recomenda calma para analisar todas as questões envolvidas, pois mudar de ideia depois de escolher um sistema pode trazer sérios prejuízos. Nesse momento, o que pode ser proveitoso é contar com uma ajuda especializada, além de buscar atendimento das empresas diante de qualquer dificuldade.

5) Mobilidade

O crescimento do acesso à internet e do número de smartphones no País mostram que estamos cada vez mais conectados e precisamos de ferramentas que ofereçam suporte para dispositivos móveis. Por isso, avalie se o sistema tem capacidade para funcionar em dispositivos móveis. Além de oferecer praticidade por permitir acesso a qualquer momento, o suporte para smartphones e tablets contribui com melhores resultados, já que concilia compromissos com a gestão empresarial.