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O cumprimento da legislação e a organização das rotinas trabalhistas evitam entraves jurídicos e resguardam a empresa de possíveis fraudes ou erros. Checar, periodicamente, as atividades do departamento pessoal, por meio de uma auditoria interna pode ser essencial para manter o bom funcionamento da companhia, inclusive de sua saúde financeira.

Saiba mais sobre o assunto e entenda como fazer a checagem das rotinas trabalhistas na sua empresa.

O que checar nas rotinas trabalhistas

Entre os procedimentos que devem ser checados na auditoria, estão:

• Examinar a folha de pagamento e efetuar a gestão dela.
• Checar se os cálculos estão sendo realizados corretamente (hora extra, férias, 13º).
• Verificar os pagamentos e retenções de impostos e tributos (IR, contribuição sindical, GPS).
• Analisar a documentação (arquivos e cópias da folha de ponto, carteiras de trabalho, comprovantes de pagamento dos impostos, folha de pagamento, recibos de entrega de benefícios como vale-transporte).

Vamos explicar mais detalhadamente alguns desses pontos:

Folha de pagamento

Esse é um documento de emissão obrigatória previsto na CLT e na Consolidação da Legislação Previdenciária e funciona como recibo para a fiscalização trabalhista e previdenciária. Para o empregado, serve como comprovante de renda e, para o empregador, como documentação de que todos os pagamentos foram feitos em dia.

É importante verificar se o salário bruto e o líquido estão desmembrados, se constam as horas trabalhadas e não trabalhadas e outros pagamentos, como auxílios (creche, maternidade, bolsa de estudos etc.), empréstimo consignado em folha, diária de viagem, bônus, participação nos lucros e demais honorários.

Férias, 13º, hora extra

Durante a análise da folha de pagamento, aproveite para checar se os cálculos de benefícios como férias e 13º estão sendo calculados corretamente. O importante nesse item é verificar se os funcionários que não trabalharam todos os dias do ano estão recebendo esses benefícios proporcionalmente e se áreas que recebem comissão estão recebendo férias e 13º levando em conta a média de suas comissões nos últimos 12 meses.

Em relação às horas extras, atente-se para os horários em que estão sendo realizadas (se não necessitam de adicional noturno) e em que dias da semana (caso seja em dias de descanso remunerado, é importante levar isso em consideração na hora do cálculo).

Impostos e tributos

Verifique se a empresa está recolhendo todos os impostos que é obrigada e se realiza os pagamentos em dia no que se refere aos seus empregados. Atente-se aos prazos:

• INSS: até o dia 20 do mês seguinte, se não cair em dia útil, deve-se efetuar o pagamento no dia útil anterior.
• FGTS: o depósito deve ser realizado até o dia 7 de cada mês, em conta bancária vinculada (a regra do dia útil é a mesma).
• Contribuição sindical: no mês de março de cada ano.

Enfim, caso não seja possível realizar um pente fino na papelada de todos os funcionários, trabalhe por amostragem, escolha empregados de níveis hierárquicos diferentes, de áreas diversas e com tempos de casa distintos.

Checar as rotinas trabalhistas periodicamente deve fazer parte do cotidiano da empresa que quer se resguardar de problemas com a legislação trabalhista e previdenciária, além disso é uma ótima oportunidade para verificar em que ponto é possível reduzir custos e manter a vida financeira da empresa em dia.