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O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) é uma iniciativa do governo para melhorar o fluxo de informações entre os contribuintes e o governo. Por ter vários módulos (Nota Fiscal Eletrônica, Sped Fiscal, Sped Contábil, Conhecimento de Transporte Eletrônico, entre outros), sua implantação está se dando gradualmente e por etapas.

Uma delas é a adoção do eSocial, também conhecido como folha de pagamento digital, que trata principalmente de aspectos relacionados às obrigações trabalhistas. Para que você entenda quais são as mudanças e como se adaptar, continue lendo:

Do que se trata o eSocial?

Ele é uma ferramenta eletrônica cujo objetivo é unificar o envio de informações de cunho previdenciário, fiscal e trabalhista por parte das empresas. Em vez de enviar os dados separadamente a diversos órgãos, como Ministério do Trabalho, Caixa Econômica e Receita Federal, a empresa só precisará enviá-los uma vez e o trabalho de distribuí-los para os órgãos responsáveis caberá ao sistema.

Dessa maneira, o eSocial contribui para tornar menos burocráticos os procedimentos relacionados à área trabalhista. Ainda, ele busca aumentar os índices de mão de obra formalizada e deixar os processos mais padronizados e ágeis, além de facilitar a fiscalização e aumentar a arrecadação.

Como se adaptar à nova exigência?

O novo sistema traz alterações relacionadas aos setores de recursos humanos e de segurança e medicina do trabalho — por exemplo, se antes a solicitação de férias poderia ser feita a qualquer momento, o sistema exige que tenha uma antecedência de 30 dias.

Assim, é fundamental que os profissionais que irão lidar com ele estejam preparados. Eles devem estudar o que é o eSocial, suas implicações práticas e as melhores maneiras de adequar o software de automação das empresas para essa nova realidade.

Para que a transição para o sistema seja feita corretamente, também é necessário, em um primeiro momento, atualizar as informações dos trabalhadores em seu banco de dados. Quanto antes essa atualização for feita, menores são as chances de a empresa sofrer penalidades por não ter cumprido o prazo para enviar o arquivo ao governo.

Como adequar seu software ao eSocial?

Como o novo sistema trabalha com informações da folha de pagamento da empresa, é importante que o software usado esteja alinhado com os novos formatos exigidos. Assim, o gestor deve buscar alternativas no mercado que possibilitem a geração e o envio dos dados nesses formatos.

Essa adequação deve ser feita o quanto antes; deixá-la para a última hora pode fazer com que a empresa não tenha tempo hábil para lidar com eventualidades e, consequentemente, tenha que arcar com multas e outras sanções.

O eSocial traz muitas mudanças para as empresas, principalmente relacionadas às obrigações trabalhistas e ao dia a dia operacional dos profissionais que lidarão com ele, como a exigência de prazos mais rígidos para algumas atividades. Por isso, planeje-se: treine sua equipe, analise aspectos culturais e da rotina da sua empresa que precisam ser modificados para atender ao eSocial e verifique se os softwares utilizados estão preparados para dar suporte ao envio dessas informações.