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Na era da eficiência, gerir adequadamente as informações que a empresa produz é um fator que permite a otimização de investimentos, maior economia e até mesmo a proteção contra multas. Por todas essas questões, o controle patrimonial é essencial para as organizações.

De fato, ele deveria ser realizado adequadamente desde a inauguração de uma microempresa até o momento em que ela cresce ou é adquirida por uma multinacional, por exemplo. Vamos entender um pouco melhor o assunto?

A importância do controle patrimonial

Podemos entender a importância do correto controle de ativos imobilizados – ou seja, os bens físicos usados pela empresa para manutenção de suas atividades – sob três aspectos:

Sob o aspecto legal

Manter as contas da empresa em dia é importante, mas prezar pela transparência no controle patrimonial é fundamental. Quando o controle dos ativos imobilizados não é realizado da forma correta, pode resultar em uma omissão de receita. E pelas leis brasileiras, isso é entendido como uma contravenção, passível de instauração de processos administrativos e fiscais com possível aplicação de multa e cobrança de impostos.

Certamente, você não quer se preocupar com um gerenciamento de crise como esse. Além disso, a gestão adequada ajuda a evitar o desperdício de dinheiro, pois a empresa pode ficar apta a realizar algumas deduções fiscais às quais não teria direito se o controle não fosse realizado corretamente.

Sob o aspecto prático

Ao realizar o controle patrimonial de forma incorreta, a gestão não é capaz de administrar seus bens adequadamente. Por isso, a grande maioria das empresas não consegue mensurar suas possíveis perdas anuais por desvios de equipamentos e roubos. Esse descontrole resulta em dificuldades na declaração de investimentos na manutenção desses ativos imobilizados, inviabiliza uma gestão estratégica desses recursos e dificulta um corte de custos mais efetivo, pois não será possível fazer projeções com base no tempo de uso dos equipamentos, por exemplo.

Sob o aspecto do valor dos bens

O descontrole patrimonial faz com que os proprietários e acionistas saiam prejudicados em eventuais situações de venda, seja de ativos imobilizados ou da empresa como um todo. Isso porque a gestão não será capaz de mensurar corretamente o valor de cada um dos bens que a empresa detém, como maquinários e equipamentos em geral. Outro ponto importante é que a correta gestão ajuda a empresa a conseguir investidores mais facilmente, uma vez que torna possível determinar o valor e o potencial real do negócio.

As formas de manter um controle atualizado

Como é possível perceber, manter o controle patrimonial atualizado pode ser vital para uma empresa, de preferência desde a sua fundação. Para tornar isso possível, é importante adotar algumas ferramentas e processos que facilitarão a correta gestão dos ativos imobilizados. Isso pode ser facilitado através das seguintes ações:

• Definir manual de normas e procedimentos: como existe a possibilidade de mudança de funcionários executando estas atividades, adotar um manual é uma ótima forma de estabelecer padrões para as funções relacionadas aos ativos, como registro, manutenção, transferências e baixas;
• Estabelecer fluxogramas das atividades relacionadas: ao ilustrar os processos e padrões adotados para o controle patrimonial através de fluxogramas, você consolida o manual e facilita as rotinas dos profissionais envolvidos;
• Adotar técnicas de mapeamento: ao mapear os ativos imobilizados e representá-los em diagramas, por exemplo, fica muito mais fácil organizá-los e administrá-los;
• Implantar um sistema informatizado: a utilização de softwares facilita muito a gestão dos bens corpóreos da empresa, inclusive automatizando algumas informações, como previsão de manutenções.

O controle patrimonial e a administração ideal dos ativos imobilizados pode ser um assunto um pouco complexo, mas não deve ser deixado para depois