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As reuniões de trabalho são importantes, mas podem se tornar grandes vilãs quando não são conduzidas da forma correta. Na maioria das vezes improdutivas, desnecessárias e longas em demasia, elas atrapalham o dia-a-dia dos profissionais e, consequentemente, o desempenho dos negócios.

Reuniões mal conduzidas podem ser repetitivas e tomar um tempo muito grande dos participantes

Rafael Nascimento, instrutor da Adaptworks, empresa especializada em treinamento e desenvolvimento, afirma que, apesar de necessárias, é preciso tomar alguns cuidados durante uma reunião empresarial. “No ambiente de startups, por exemplo, temos muitas reuniões, e isso ajuda a desenvolver os negócios, mas, muitas vezes, elas acabam sendo repetitivas e tomam um tempo muito grande”, diz.

Aprender a planejar e organizar melhor as reuniões ajuda a alcançar os objetivos de forma efetiva. Segundo Nascimento, para que não haja retrabalho e esforço excessivo de comunicação, é preciso mapear motivações, priorizar e definir conteúdos e aprender técnicas de condução e resolução de divergências e conflitos de ideias. Ele lista 8 tópicos fundamentais para aumentar a produtividade.

1 - Preparação
“Saber o que precisa para a reunião parece óbvio, mas muita gente deixa de fazer esse exercício”, afirma. É necessário colher as informações pertinentes, identificar os participantes essenciais, definir uma pauta, informar-se sobre os integrantes e sobre os tópicos da reunião, preparar o ambiente adequadamente e arquitetar uma introdução eficaz.

2 - Iniciando
Para Nascimento, grande parte da produtividade de uma reunião pode se perder em um início pobre. “É importante uma boa introdução sobre o assunto e uma configuração adequada da sala física, que atue a seu favor. Além disso, é essencial revisar a pauta já divulgada entre os participantes”.

3 - Foco
Um dos maiores problemas em reuniões é a perda ou falta de foco dos participantes. Nascimento acredita que isso ocorre porque a escolha do grupo frequentemente é feita de forma incorreta. "Conforme as empresas crescem, mais pessoas são envolvidas nas decisões. Mesmo que não agreguem nada, estão na sala. É uma perda de tempo. Essas pessoas poderiam estar fazendo algo de um valor maior".

4 - Informações claras
É fundamental que toda informação pertinente à reunião seja escrita em algum lugar visível aos participantes, garantindo que todos estejam tratando do mesmo ponto. Nascimento diz que é importante manter a clareza e a organização do que é escrito e garantir que o que está sendo passado no papel de fato corresponde com o que foi dito.

5 - Gerenciando personalidades
Conhecer as personalidades diferentes e saber lidar com elas é um grande desafio para os participantes. "É algo bom para a inovação, mas ruim para o consenso", afirma Nascimento. Compreender os comportamentos e saber mediar as diferenças é necessário.

6 - Construindo consenso
Nem sempre todos os participantes de uma reunião têm a mesma visão sobre o que é consenso. É preciso garantir que os participantes tenham a mesma visão sobre o tópico principal. "Por isso é importante ter uma reunião com poucos objetivos, para evitar a perda de foco para o ponto que deve ter consenso", completa Nascimento.

7 - Mantendo a energia alta
"Ninguém consegue ficar mais de uma hora numa sala contribuindo em alto nível. Pode haver algumas pausas, mas o ideal é ter objetivos curtos e dividir em reuniões menores", afirma o instrutor.

8 - Fechando a sessão
Uma reunião não deve terminar com "é isso" ou "pronto". "Fazer uma revisão do que foi discutido e resolvido antes de terminar e recapitular o que foi concluído ali, para garantir que está todo mundo na mesma página, é fundamental", aconselha.