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Antes que a empresa inteira pare para descansar nas festas de fim de ano, é necessário realizar alguns cuidados básicos para que o negócio não enfrente problemas no retorno das atividades.

Deixar as contas pagas com antecedência, demarcar o ponto onde projetos ou negociações pararam e avisar clientes sobre o período de paralisação são algumas medidas necessárias para que a empresa saia de férias, segundo especialistas ouvidos pelo UOL.

A principal preocupação do empresário, de acordo com consultor em gestão de pessoas e pós-graduado em direção de empresas Eduardo Ferraz, deve ser o pagamento das contas. Ele afirma que taxas e impostos que vencem no período de folga precisam ser pagos com antecedência. "Isso evita juros e dores de cabeça ao retomar as atividades."

Segundo o especialista, o dono da empresa e os chefes de departamento devem fazer anotações sobre projetos ou negociações em andamento para que possam ser retomados ao término das férias. "Não dá para confiar apenas na memória", diz.

Enviar e-mails ou cartas comunicando o período de férias para os clientes e deixar respostas automáticas para as mensagens recebidas também são medidas para dar tranquilidade ao período de descanso. "A empresa pode incluir o aviso em um cartão de Natal, seja virtual ou em papel. É uma maneira sutil de avisar os clientes sem gerar desconforto para o empresário", declara Ferraz.

Não tive tempo de me organizar. E agora?

Para as empresas que não se organizaram para sair de férias ainda há tempo de tomar precauções importantes, de acordo com Ferraz. No caso das contas a pagar, a empresa pode optar por agendar o pagamento pela internet, o que evita perda de tempo com deslocamentos até o banco e filas.

Caso não seja possível enviar e-mails de aviso de férias para os clientes, Ferraz diz que a alternativa é comunicar a paralisação na página inicial do site da empresa e nas redes sociais.

Para as empresas que prestam serviços, é de bom tom, segundo o especialista, deixar telefones de plantão para que os clientes tenham a quem recorrer em caso de emergência.

"O número dado precisa ser do dono do negócio ou de um subordinado com autonomia para tomar decisão. Não faz sentido deixar alguém de plantão apenas para anotar recado", declara.

Planejamento financeiro deve começar um ano antes

O planejamento financeiro da empresa para as férias, no entanto, deve ser iniciado com um ano de antecedência, segundo o professor de finanças da FIA (Fundação Instituto da Administração) Ricardo Humberto Rocha.

De acordo com ele, o mês de dezembro costuma ser mais caro para empresas que optam por dar férias coletivas à equipe. Entre as obrigações do mês estão o pagamento da folha salarial, da segunda parcela do 13º salário e um terço de férias proporcionais ao período de paralisação.

"O empresário já sabe que terá esse custo a mais no final do ano e que o faturamento no último mês será menor. Ele tem de tratar isso como despesa fixa e não pode ser surpreendido", afirma Rocha.