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Nas empresas, a função de apagar incêndios não compete unicamente aos bombeiros. Pelo menos não metaforicamente. "Gestores chegam a gastar 50% do seu tempo para solucionar imprevistos", afirma Elzo Guarnieri, presidente da consultoria empresarial ProGeps.

"Em geral, eles dedicam apenas 16% do tempo de trabalho ao planejamento estratégico, que deveria ser sua principal ocupação." Segundo pesquisas da ProGeps, o tempo usado apagando esses incêndios corporativos gera desperdício de até 30% no potencial produtivo das empresas.

Mas não são apenas os imprevistos que atrapalham. "Profissionais de média e alta gerência têm a mania de gastar muito tempo com a operação e pouco com a estratégia", diz Christian Barbosa, especialista em administração pessoal.

Era isso que acontecia, até 2008, com Samuel Pinheiro, diretor da Petrocenter, escola de qualificação profissional nas áreas de gás e petróleo. "Alguns setores da escola chegaram a ter 100% de reclamação devido a questões técnicas simples", afirma Pinheiro, referindo-se a confusões entre funcionários e até mesmo a pedidos de alunos para a troca dos quadros brancos usados em sala de aula.

"Hoje esse índice não passa de 6%", afirma. A redução ocorreu porque Pinheiro aprendeu a controlar o seu tempo.

O primeiro passo foi definir os problemas e, a partir daí, construir as soluções. "Separamos setores, determinamos melhor a função de cada cargo e estabelecemos padrões", diz.

"Também passamos a fazer avaliações com clientes para verificar onde eles viam falhas para então corrigi-las. Assim, tomamos as medidas necessárias".

Com planejamento, e menos tempo na operação, ele conquistou funcionários menos ansiosos e clientes mais satisfeitos.

Tempo perdido

Exemplos como o de Pinheiro ainda são raros. Apenas um terço do tempo do profissional brasileiro é realmente focado em atividades relativas à estratégia, afirma Barbosa, citando pesquisa recente realizada por sua consultoria TriadPS, com 30 mil brasileiros e mais de mil empresas do país.

"Por isso, os profissionais sempre saem do trabalho com a sensação de deixar algo pendente".

Guarnieri acredita que, por causa da desorganização, os gestores nem conseguem transformar conhecimento em trabalho feito. "Houve uma melhoria de capacidade e competência do primeiro nível de supervisão. Mas são esforços isolados e assim o problema básico não muda", diz.

Consequência: gestores e equipe frustrados, segundo o presidente da ProGeps. "Isso sem dúvida faz com que a empresa tenha problemas de execução e de cumprimento de metas", afirma Barbosa.

Solução

Para resolver o dilema, o primeiro passo é elencar os problemas. "O gestor precisa se perguntar: onde estão meus maiores problemas? Qual o impacto deles dentro da operação? Em que minha equipe gasta seu tempo?", sugere Guarnieri.

"Esse não é um trabalho que se faz rapidamente, é preciso avaliar área por área". Embora a sugestão seja um bom caminho para reorganizar o tempo da equipe dentro da companhia, a tarefa exige mais que iniciativa. Ela requer também continuidade, mobilização e compromisso do time. "É um desafio que sempre se renova", afirma.