Sped e arquivos XML – Dicas para o cruzamento das informações

As receitas estadual e federal estão cada vez mais informatizadas, e detém de tecnologia de alta qualidade para fazer o cruzamento das informações dos contribuintes.

Os contribuintes por estes motivos vivem com a insegurança de saber que a qualquer momento poderão ser notificados, caso existam divergências entre suas informações declaradas.

Na era atual, os empresários sempre visam pagar menos impostos, e as maneiras usadas no passado para sonegação, por meio de emissão de notas fiscais, não funcionam mais hoje em dia.

A primeira coisa que o empresário tem de fazer é esquecer essas ideias de maquiar as notas.

Esqueça a evasão fiscal, o Fisco está cada ver mais preparado para lidar com isso, e como é ele quem dita às regras, a empresa sempre levará a pior.

A solução é focar no gerenciamento tributário para redução de impostos, que é uma maneira legal de se fazer isso.

Uma forma muito importante de gerenciamento fiscal ou tributário, utilizado hoje, é a conferência das informações enviadas ao Fisco. Sim, isto é gerenciamento, pois garante que as informações enviadas são confiáveis e impedem que a empresa venha a ser autuada no cruzamento de informações entre declarações, o que muitas vezes ocorre por meros erros mesmo.

Primeiramente verifique se no envio do SPED fiscal e contribuição da sua empresa constam todas as notas fiscais emitidas e recebidas pela mesma.

Não deixe notas de fora, e principalmente, cuidado quando informar uma nota no EFD ICMS/IPI e não informar no EFD Contribuições, pode ser que a nota que está sendo deixada de fora não deveria, e isso poderá gerar problemas futuros.

Cuide de todos os modelos de notas, NFe, NFCe, CFe, CTe e etc... As empresas às vezes só se preocupam mais com um modelo de nota do que outro, e isso também poderá ser um problema, pois a receita saberá a nota que está faltando e a sua empresa seja ela do modelo que for, terá que dar esclarecimento por isso.

Confira os valores das notas escrituradas, não informe valores diferentes em uma mesma nota nas declarações. O valor da receita é um só, mesmo que a base de cálculo por imposto seja diferente.

Mas em torno de toda essa conferência existe um grande problema, que é o tempo despendido para realizar todo esse procedimento. Realmente não há tempo hábil tanto nas empresas como nas contabilidades para executar esses procedimentos.

Então nestes casos a melhor solução é procurar um sistema de auditoria de arquivos, esses sistemas fazem o cruzamento rapidamente e lhe informam o que está errado em cada arquivo, e quais dados estão inconsistentes, de forma rápida e segura.