Automatizar sem reorganizar processos pode acelerar falhas no RH

Advogada trabalhista afirma que tecnologia e inteligência artificial dependem de fluxos claros, dados confiáveis e responsabilidades bem definidas para gerar resultados.

A adoção de sistemas digitais e inteligência artificial pode ampliar a eficiência das empresas, mas não corrige, por si só, falhas na organização do trabalho. Quando processos são confusos, responsabilidades estão indefinidas ou os dados são inconsistentes, a automação pode apenas acelerar problemas existentes. Esse é o alerta de Larissa Mota, advogada especializada em relações trabalhistas e sindicais e fundadora do Grupo Exímia.

“Um dos principais erros nas iniciativas de transformação digital é acreditar que uma nova tecnologia será capaz de corrigir problemas que, na verdade, estão na própria organização do trabalho”, avalia a especialista.

A distância entre investimento e resultado aparece também em um levantamento da McKinsey citado por Mota. Segundo o estudo, embora 89% das grandes empresas no mundo tenham alguma iniciativa de transformação digital ou inteligência artificial em andamento, elas capturaram, em média, 31% dos ganhos de receita e 25% da redução de custos projetados.

Para a advogada, os dados reforçam que o retorno não depende apenas da escolha de uma ferramenta. A empresa também precisa preparar processos, equipes e informações para incorporar a tecnologia à rotina.

Processos fragmentados afetam a gestão de pessoas

No RH, diferentes áreas, etapas de aprovação e bases de dados costumam fazer parte de um mesmo fluxo. Uma empresa pode ter uma plataforma robusta e ainda depender de planilhas paralelas, aprovações por e-mail ou WhatsApp e transferências manuais de informações.

Quando os dados chegam incompletos ou não há clareza sobre quem decide cada etapa, podem surgir retrabalho, perda de produtividade e inconsistências. Mota também aponta possíveis riscos trabalhistas e de compliance quando essas falhas afetam procedimentos da área.

A inteligência artificial pode analisar dados, identificar padrões e automatizar tarefas repetitivas, mas não substitui a revisão do processo. Se as áreas usam critérios diferentes ou as informações não estão integradas, a tecnologia tende a operar sobre essas limitações.

Por isso, antes de automatizar uma atividade, a recomendação da especialista é mapear como ela funciona, quem participa, quais informações são necessárias e quais decisões exigem avaliação humana. A etapa ajuda a identificar gargalos e a definir critérios antes da implementação de uma solução.

Transformação exige integração entre áreas

Mota cita estudos da Deloitte sobre transformação digital para destacar que obstáculos organizacionais, como processos inadequados, resistência à mudança e falta de integração, podem dificultar iniciativas mesmo quando a empresa já dispõe das ferramentas necessárias.

Nesse cenário, o RH participa de uma agenda que vai além da implantação de sistemas. A área pode contribuir para redesenhar fluxos, aproximar equipes e preparar os profissionais para mudanças nas atividades e nas responsabilidades.

A questão, resume a advogada, é avaliar se a estrutura que será automatizada está preparada para entregar o resultado esperado. Processos claros e integrados permitem que a tecnologia apoie ganhos de produtividade, qualidade e controle. Sem essa base, a digitalização pode reproduzir a complexidade existente em uma nova plataforma.