A transição para o novo sistema de tributação sobre o consumo tem colocado a área de tecnologia da informação (TI) no centro de uma corrida contra o tempo. Empresas precisam adaptar sistemas, documentos fiscais e processos para atender às novas exigências da Reforma Tributária, mas ainda enfrentam dúvidas diante de mudanças nas regras e informações desencontradas.

A transformação envolve a criação do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), de competência de estados e municípios, e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), federal. A implantação ocorrerá de forma gradual até 2033, exigindo alterações nos sistemas utilizados pelas empresas para cálculo, apuração e emissão de documentos fiscais.

O problema é que a tecnologia precisa ser adaptada enquanto as próprias regras ainda passam por regulamentações, ajustes e atualizações.

Sistemas precisam acompanhar novas regras

A Reforma Tributária modifica a forma como os tributos sobre o consumo são calculados e informados, o que exige mudanças nos sistemas de gestão empresarial, softwares fiscais e plataformas responsáveis pela emissão de documentos.

Na prática, as empresas precisam garantir que os sistemas estejam preparados para receber e transmitir corretamente informações relacionadas ao IBS e à CBS.

A dificuldade aumenta porque uma alteração na legislação pode exigir uma nova configuração tecnológica. Dessa forma, departamentos fiscais, contábeis e de TI precisam trabalhar de maneira integrada.

A adaptação não envolve apenas trocar alíquotas. É necessário revisar regras de cálculo, cadastros de produtos e serviços, classificação fiscal, parametrizações, documentos fiscais e processos de integração com fornecedores e clientes.

Informações desencontradas aumentam dificuldades

Outro ponto de preocupação é a existência de interpretações diferentes sobre determinadas regras e a necessidade de acompanhar continuamente as atualizações relacionadas à Reforma Tributária.

Para as empresas, isso significa que uma configuração realizada hoje pode precisar ser revisada diante de uma nova regulamentação ou alteração técnica.

O cenário também afeta empresas que dependem de fornecedores de sistemas e softwares de gestão. A adequação tecnológica precisa ocorrer em diferentes pontos da cadeia, o que torna o processo mais complexo.

Além disso, erros na parametrização podem gerar problemas na emissão de documentos fiscais e no cumprimento das obrigações tributárias.

Reforma exige integração entre TI e área fiscal

Historicamente, a tecnologia e o departamento fiscal muitas vezes funcionaram de forma separada dentro das organizações. Com a Reforma Tributária, entretanto, essa divisão tende a perder espaço.

As regras tributárias passam a depender cada vez mais de sistemas capazes de realizar cálculos, aplicar tratamentos específicos e transmitir informações de acordo com os padrões definidos pelo Fisco.

Com isso, a preparação precisa envolver profissionais de tecnologia, contabilidade, fiscal, financeiro e gestão.

A recomendação é que as empresas não deixem a adaptação para o momento em que todas as regras estiverem definitivamente consolidadas. O período de transição permite testar sistemas, identificar inconsistências e corrigir problemas antes da entrada em vigor das etapas mais relevantes do novo modelo.

O que as empresas devem revisar

Diante das mudanças, algumas frentes merecem atenção das empresas, especialmente aquelas que dependem de sistemas para operações fiscais e comerciais.

Entre os pontos que podem exigir revisão estão:

1. Cadastro de produtos e serviços;
2. Classificação fiscal;
3. Regras de tributação;
4. Parametrização de sistemas;
5. Emissão de documentos fiscais eletrônicos;
6. Integração entre sistemas;
7. Cálculo e escrituração dos novos tributos;
8. Processos de compras e vendas;
9. Formação de preços;
10. Treinamento das equipes.

A adaptação também deve considerar a comunicação entre diferentes sistemas. Um erro no cadastro ou na parametrização pode ser replicado para outros processos e comprometer a qualidade das informações fiscais.

Transição vai até 2033

A Reforma Tributária prevê uma implementação gradual do novo modelo. O período de transição começa com a fase de testes e avança progressivamente até a substituição dos tributos atuais pelo novo sistema.

Em 2026, IBS e CBS passam por uma etapa de teste, com alíquotas simbólicas de 0,1% para o IBS e 0,9% para a CBS, enquanto as empresas ajustam seus processos e sistemas.

A partir de 2027, começa uma nova etapa da transição, com mudanças mais efetivas na tributação sobre o consumo. O modelo será implementado gradualmente até 2033.

Esse cronograma faz com que as empresas precisem tratar a adequação tecnológica como um processo contínuo, e não como uma mudança pontual.

Tecnologia passa a ser parte estratégica da adaptação

A complexidade da transição mostra que a Reforma Tributária não é apenas uma questão para os departamentos contábil e fiscal. As mudanças também atingem diretamente a infraestrutura tecnológica das empresas.

Para reduzir riscos, a recomendação é acompanhar as atualizações normativas e técnicas, manter sistemas atualizados e criar uma comunicação constante entre TI e as áreas responsáveis pela gestão tributária.

Com novas regras sendo implementadas gradualmente, a capacidade de identificar rapidamente uma mudança e transformá-la em uma atualização de sistema pode ser determinante para evitar erros, retrabalho e problemas no cumprimento das obrigações fiscais.

A preparação tecnológica, portanto, passa a fazer parte da própria estratégia de adaptação das empresas à Reforma Tributária.