A digitalização trouxe mais agilidade às comunicações processuais, mas também exige das empresas uma operação organizada, com responsáveis definidos, acompanhamento e rastreabilidade. Durante muitos anos, o recebimento de uma citação judicial dentro de uma empresa seguia um fluxo bastante conhecido. A carta chegava, alguém registrava o recebimento, carimbava, digitalizava, fazia a triagem e encaminhava a comunicação para a área responsável. Era um processo manual e, justamente por isso, os riscos eram mais fáceis de visualizar: um envelope podia ficar parado em um armário, ser recebido por uma pessoa que não conhecia a urgência daquela comunicação ou demorar a chegar à área responsável.

Hoje, boa parte dessa rotina mudou. O Domicílio Judicial Eletrônico, desenvolvido no âmbito do Programa Justiça 4.0, centraliza em um único ambiente digital as comunicações processuais enviadas pelos tribunais. Para as empresas, isso representa um ganho de agilidade e uma forma mais organizada de acompanhar citações, intimações e outras notificações. Mas a digitalização não eliminou o risco; ela mudou o ponto em que ele aparece.

Segundo o Conselho Nacional de Justiça (CNJ), o Judiciário recebeu 40,9 milhões de novos processos em 2025, o maior volume da série histórica. No mesmo período, aproximadamente 45,2 milhões de processos foram baixados, e o estoque encerrou o ano em 75,5 milhões de processos em tramitação. Os números ajudam a dimensionar o volume de informações que circula pelo sistema de Justiça e o desafio de acompanhar esse movimento com eficiência.

O cadastro no Domicílio é uma etapa necessária, mas não garante, sozinho, que a empresa esteja preparada para a rotina que vem depois. O principal risco do Domicílio não está no recebimento da comunicação, mas na governança do que acontece a partir daí: triagem, cumprimento de SLA, direcionamento ao responsável e execução da providência necessária.

Na prática, surgem perguntas importantes: quem acessa a plataforma? Quem dá ciência? Quem faz a triagem? Qual é o prazo interno para direcionamento? Quem assume quando o responsável está de férias ou afastado? E como a empresa registra o que aconteceu em cada etapa?

É justamente aí que está a parte menos visível do Domicílio. Uma comunicação pode ter sido disponibilizada corretamente e, ainda assim, encontrar falhas no fluxo interno de tratamento. Quando não existem responsáveis definidos, SLAs claros e rastreabilidade, o risco deixa de ser apenas jurídico e passa a ser também operacional. A consequência pode ser relevante. A ausência de confirmação do recebimento de uma citação dentro do prazo legal, sem justa causa, pode gerar multa de até 5% do valor da causa por ato atentatório à dignidade da Justiça.

Mas o risco não se resume à multa. Uma comunicação não acompanhada ou mal direcionada pode gerar atrasos, retrabalho, perda de rastreabilidade ou dificuldade para organizar a defesa. Em operações de alto volume, pequenos desvios podem deixar de ser exceções e se transformar em problemas recorrentes de processo.

Outro aspecto importante é que a tecnologia continua evoluindo. Em março de 2026, empresas e órgãos públicos que utilizavam sistemas próprios integrados ao Domicílio Judicial Eletrônico precisaram atualizar suas credenciais de acesso. O prazo definido pelo CNJ foi 31 de março e, após essa data, os sistemas não regularizados ficariam impossibilitados de receber e acompanhar comunicações por meio da integração automatizada. A mudança mostra que a implantação não encerra o trabalho: a operação precisa acompanhar as evoluções da ferramenta, tanto na parte técnica quanto na gestão de acessos e responsabilidades.

O mesmo vale para eventuais indisponibilidades. A empresa precisa saber como agir quando elas ocorrerem, com um fluxo de contingência que contemple o registro da ocorrência, o acompanhamento da normalização do sistema e a definição de responsáveis enquanto o acesso não é restabelecido.

O objetivo não é criar mais burocracia, mas garantir continuidade e evitar a dependência de controles informais. Por isso, alguns pontos ganham importância na rotina do Domicílio: gestão de acessos e substituições, triagem, acompanhamento das comunicações, confirmação de ciência, cumprimento de SLA, direcionamento interno, tratamento de exceções e rastreabilidade. Uma operação estruturada permite saber quando a comunicação chegou, quem a tratou, quanto tempo levou para ser direcionada, para quem foi encaminhada e qual providência foi tomada.

O trabalho, porém, não termina no recebimento da citação ou intimação. A partir daí, é preciso identificar as informações do processo, organizar o cadastro, direcionar a demanda, reunir documentos e subsídios e acompanhar os próximos passos até a elaboração da resposta ou defesa. É nessa sequência que a automação e a inteligência artificial podem apoiar operações de maior volume, reduzindo atividades manuais e dando mais agilidade à organização das informações.

Isso não significa, porém, que a tecnologia resolva tudo sozinha. Um processo automatizado também precisa de critérios de validação, revisão humana e rastreabilidade, principalmente nas etapas que impactam prazos e estratégia jurídica. Quando comunicação, cadastro, subsídios e acompanhamento funcionam como partes de um mesmo fluxo, a tecnologia passa a apoiar não apenas a velocidade, mas também a organização e a previsibilidade da operação.

A tecnologia permite saber que uma comunicação chegou. A maturidade operacional está em conseguir demonstrar o que aconteceu depois. A empresa sabe que recebeu a comunicação, mas consegue provar que ela foi tratada no prazo e pelo responsável correto?

É nesse intervalo entre o recebimento e a execução que pode estar o novo risco invisível das empresas. Mais do que receber uma comunicação judicial, o desafio está em assegurar uma gestão estruturada para que ela seja tratada, direcionada e executada de forma segura e dentro do prazo.