Existe uma data no calendário corporativo que raramente chega à mesa do CFO, mas que define quanto a empresa vai gastar com tecnologia no ano seguinte. Ela não aparece em nenhum relatório de fechamento e não gera alerta em sistema nenhum. Para boa parte das empresas que usam SAP, ela cai entre o fim de setembro e o início de outubro. E não é a mesma para todo mundo, o que faz da conferência do contrato o primeiro passo.

Contratos de manutenção da SAP costumam prever renovação automática em 31 de dezembro e exigir aviso prévio de quem não pretende renovar. Mas atenção: quando a cláusula fala em três meses antes da renovação, estamos falando de um prazo que se encerra em 30 de setembro; quando se fala em noventa dias corridos, cai em 2 de outubro. E há contratos com data de renovação diferente ou prazo de aviso maior. A distância entre um caso e outro pode parecer pequena no calendário, mas é decisiva na prática, porque quem perde o prazo fica automaticamente comprometido com mais doze meses de manutenção, com o reajuste anual embutido. Se ninguém conferir o contrato, a decisão não é tomada pela empresa. Ela simplesmente acontece à revelia dela.

Outro detalhe relevante é que notificar não significa sair. Significa apenas preservar a opção de decidir. Um CFO acostumado a avaliar alternativas antes de renovar qualquer contrato relevante reconhece imediatamente o problema de abrir mão dessa possibilidade por perda de prazo.

O que está efetivamente em jogo

A manutenção anual de software corporativo é cobrada como um percentual do valor das licenças, todo ano, com reajuste periódico e independentemente do quanto aquele sistema evoluiu no período. No caso da SAP, consultorias especializadas em licenciamento situam esse percentual entre 18% e 22% do valor líquido das licenças, conforme o nível de suporte contratado. Para muitas empresas, é uma das maiores linhas recorrentes do orçamento de TI e uma das menos questionadas, porque foi contratada há muitos anos e nunca mais foi revista.

Portanto, vale a pergunta que qualquer área financeira faria diante de um contrato desse porte: o que exatamente estamos recebendo por esse valor atualmente? Em sistemas estáveis, maduros e altamente customizados, a resposta costuma ser: correções que raramente se aplicam ao nosso ambiente e atualizações que optamos por não instalar. Não é um julgamento sobre a qualidade do fornecedor, mas uma constatação sobre a natureza de sistemas que já cumprem bem o seu papel.

Por que 2026 é diferente dos anos anteriores

Essa data existe há muito tempo, mas três fatores tornam a janela deste ano mais relevante do que a dos anos anteriores.

O primeiro fator é regulatório. Em julho, a Comissão Europeia concluiu sua investigação antitruste, com a SAP assumindo compromissos globais, válidos por dez anos, que ampliam a liberdade contratual de seus clientes. Dentre os compromissos está a possibilidade de utilizar o suporte do fabricante para parte do ambiente e contratar terceiros para outra parte, além de regras para cancelamento de licenças em situações específicas, como produtos que entram em fases finais de manutenção ou redução relevante do quadro de funcionários, e o fim das taxas cobradas de quem retorna ao suporte original depois de um período fora. O que antes era uma decisão de tudo ou nada no que se referia a suporte e modelo de licença, passou a admitir um meio-termo.

O segundo é de calendário, com a manutenção mainstream do SAP ECC terminando em dezembro de 2027. A extensão além dessa data existe, mas tem um custo adicional. Na prática, isso significa que as decisões tomadas agora, em 2026, definem a posição da empresa exatamente no momento em que o prazo se encerrará.

O terceiro fator é local. As empresas brasileiras estarão, nesse mesmo período, no ponto mais intenso da adaptação à Reforma Tributária, com mudanças estruturais em faturamento, apuração e processos fiscais. Concentrar uma migração de ERP de grande porte na mesma janela em que a operação fiscal está sendo reconstruída é uma decisão que merece, no mínimo, uma análise de risco explícita.

O custo que costuma ser subestimado

Quando a alternativa apresentada é migrar para um modelo de nuvem gerenciado pelo próprio fabricante, o cálculo raramente se limita apenas à assinatura. É preciso somar o esforço de migração de dados, a remediação de integrações, o redesenho de processos, os serviços de parceiros durante a implementação e os serviços gerenciados de longo prazo. Somados, esses componentes costumam elevar o custo total bem acima da estimativa inicial, transformando o que parecia um projeto de modernização em um compromisso financeiro plurianual.

Há ainda um elemento que quase nunca aparece na planilha, mas que pesa no balanço de longo prazo. Modelos de assinatura normalmente exigem a substituição de licenças perpétuas já pagas. Do ponto de vista financeiro, isso significa transformar um ativo adquirido em uma despesa recorrente, com impacto direto sobre a capacidade futura de negociação.

E existe o custo do tempo. Enquanto a reimplementação não termina, o retorno esperado não chega. A empresa paga durante todo o percurso e colhe apenas no fim - o que pode levar anos.

Há também uma linha nova que começou a aparecer nos orçamentos sem que ninguém a tenha aprovado formalmente, que é o custo de operação de agentes de inteligência artificial. Em fase piloto, o valor é irrelevante. Quando passam a ser dezenas ou centenas de agentes, contratados por times diferentes e sem inventário centralizado, o gasto deixa de ser irrelevante e continua sem dono. Para a área financeira, o problema não é a tecnologia mas a ausência de rastreabilidade, porque sem saber quantos agentes existem e quanto cada um consome não há como alocar esse custo por área nem demonstrar retorno ao conselho.

A decisão que cabe ao CFO

A conversa sobre suporte de software costuma ser delegada à área de tecnologia, e faz sentido que seja assim. Mas a decisão que se apresenta agora é de natureza financeira. Ela envolve um contrato recorrente relevante, um prazo contratual rígido, uma alternativa com custo total significativamente diferente e uma janela de negociação que, para boa parte dos contratos, se fecha entre o fim de setembro e o início de outubro.

A recomendação prática é simples. Confirme no contrato a data exata de renovação e o prazo de aviso previsto, porque as condições variam de empresa para empresa. Levante quanto a companhia pagou de manutenção nos últimos três anos e o que recebeu efetivamente em troca. E, se houver qualquer dúvida sobre o melhor caminho, preserve a opção de decidir.

Notificar a intenção de não renovar não obriga ninguém a mudar de fornecedor. Apenas garante que a decisão continue sendo da empresa, e não do calendário.