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Empresas ainda não cumprem prazos exigidos pelo eSocial

Obrigatoriedade do sistema passa a valer em 1º de janeiro do ano que vem

Com a chegada de 2017, começa a contagem regressiva para o início das operações do eSocial, previsto para entrar em vigor no ano que vem. Apesar de amplamente discutido, a obrigatoriedade do módulo ainda assusta, principalmente devido à indefinição em torno do layout e da falta de um ambiente para teste, às inconsistências nos cadastros de trabalhadores e empresas, e às dúvidas em torno das mudanças nas relações trabalhistas.

Conforme levantamento da Asis Projetos, empresa de consultoria e software especializada em Sped, 80% das empresas não observam os prazos exigidos pela legislação para o cumprimento das obrigações. Os principais problemas com os prazos exigidos são relativos ao processo de admissão, à folha de pagamento, à Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) e aos Atestados de Saúde Ocupacionais (ASO).

A obrigatoriedade do eSocial se dará em 1 de janeiro de 2018 para os empregadores e contribuintes com faturamento no ano de 2016 acima de R$ 78 milhões e em 1 de julho de 2018 para os demais empregadores e contribuintes. O eSocial Doméstico já está em vigor desde 2015. O módulo do Sped (Sistema Público de Escrituração Digital) não criou obrigações. A dificuldade em se adaptar ao eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) está exatamente na exigência de uma mudança da cultura dentro das empresas e do cumprimento à risca das rotinas especificadas em legislação.

O sócio-diretor da Asis Projetos, Ulisses Brondi, lembra que "de uma forma um pouco mais sintética os dados já são enviados". "Esperamos que, contando com um sistema mais analítico, será possível se antecipar a algum tipo de fiscalização ou prejuízo financeiro e melhorar as rotinas dos negócios", prevê.

A sócia-diretora da Attend Consultoria Contábil, Dilma Rodrigues, destaca que, antes do também chamado Sped Folha ou EFD Social, havia maior flexibilidade para o preenchimento das obrigações. "Muitas vezes, o trabalhador era admitido e, só no mês seguinte, quando tinha de receber o salário, o departamento de Recursos Humanos realizava admissão, com data retroativa. A partir da entrada em vigor do eSocial, todos os dados têm de ser repassados ao sistema em no máximo 24 horas", diz Dilma, salientando que todas as informações ficam disponibilizadas on-line e acessíveis aos órgãos envolvidos.

Mesmo a tarefa relativamente simples de manter os cadastros dos trabalhadores atualizados vem se apresentando como uma dificuldade aos empregadores. Segundo a pesquisa, 35% da base cadastral de colaboradores apresenta inconsistência. Com a entrada do eSocial, alguns dados dos colaboradores das empresas deverão ser validados junto aos órgãos federais, como nome, CPF, data de nascimento e NIS (NIT, PIS/Pasep). Os erros ou inconsistências implicarão a recusa do envio dos dados para as informações do Sped.

O presidente do Sescon-SP, Mário Massao Shimomoto, lembra que o novo prazo para entrada em vigor do sistema, em 2018, deve servir de oportunidade para as empresas se adaptarem. Mesmo que o layout teste ainda não esteja disponível, os empregadores podem aproveitar os próximos 12 meses para fazerem uma validação dos dados cadastrais dos colaboradores, indica.

"É mais comum do que imaginamos os casos de trabalhadores com mais de um número de PIS/Pasep, de erros no nome do pai ou da mãe, de mulheres que mudam o sobrenome ao casar ou separar e não atualizam no Recursos Humanos (RH) da empresa. O processo de regularização tem de ser feito pelo próprio colaborador e pode levar algum tempo", diz Shimomoto, enfatizando a necessidade de todos os departamentos da organização estarem dispostos a participar da mudança e de fazer um planejamento sério para não deixar tudo para os últimos meses de 2017.

Segundo a pesquisa da Asis, com mais de 1 mil clientes, os erros nos dados empresariais também são mais comuns do que se imagina - 30% dos erros acontecem por classificação incorreta do cargo dos colaboradores, e outros 5%, devido às inconsistências de dados da própria empresa. As imprecisões vão de registro incorreto do cargo do colaborador segundo o Ministério do Trabalho e Emprego e cargos registrados diferentes das funções exercidas a enquadramentos indevidos no Cadastro Nacional de Atividade Econômica (Cnae) ou que geram reflexos no Risco de Acidente de Trabalho (RAT).

A expectativa é que o Serpro e a Receita Federal liberem, no decorrer deste ano, uma versão teste para as empresas começarem a avaliar o nível de conformidade em que se encontram, mas as preocupações continuam. Uma das maiores é com a unificação das datas de recolhimento do FGTS e INSS. "A Caixa Econômica Federal não abre mão do pagamento do FGTS no dia 7 de cada mês, o que obrigaria à antecipação em 13 dias do INSS. A unificação é boa, contanto que fosse mantida a data no dia 20", define Shimomoto.

Profissionais têm dificuldade em conscientizar clientes

A pesquisa mais recente realizada pelo Sescon-SP, em agosto de 2016, apontava que menos de 5% das empresas estavam preparadas para o eSocial. E os números não devem ter mudado muito, lamenta o presidente do Sescon-SP, Márcio Massao Shimomoto. "Os empresários apontaram que o grande obstáculo era conscientizar as empresas sobre a necessidade de mudança na forma de envio das informações, citado por 42%", afirma Shimomoto.

O levantamento ouviu cerca de 500 empresários de contabilidade de São Paulo. Para outros 37% dos entrevistados, o problema maior era o prazo insuficiente e muitas dúvidas a respeito do sistema. Em 17% dos casos, o alto valor do investimento exigido para a mudança era o principal gargalo.

Atualmente, a versão 2.2 do Manual de Orientações do eSocial (MOS), publicada em 5 de setembro de 2016, é a mais recente normatização disponibilizada para estudo e aprimoramento dos ambientes empresariais para a novidade. Nela constam 2.736 campos divididos em 45 eventos, um acréscimo de 14% de campos e 5% de eventos em relação à versão anterior - 2.1.

A Asis Projetos analisou as informações prestadas por mais de 100 clientes na área de eSocial e notou que há "gaps sistêmicos", ou lacunas, em relação ao preenchimento do layout 2.2. Após análise, a empresa de consultoria e software especializada em Sped aponta que, em 50% dos casos analisados, os clientes informaram que não foram localizados os campos para serem imputadas as informações solicitadas, em 20% dos casos os campos não haviam sido atualizados de acordo com o layout atual, e 30% alegaram que não foram imputadas informações pelo usuário e que não havia na empresa um sistema que tratasse as situações que envolviam a parte de segurança e medicina.

A lição que fica ao ver esses gaps e as dificuldades relatadas pelos clientes "é que as empresas devem se conscientizar de que o prazo até 2018 deve ser aproveitado completamente para se adaptar", diz a especialista em eSocial da Asis Projetos, Andréia Calesi. Para Andréia, o segredo é não deixar para a última hora, como muitos fizeram no ano passado, contando com a prorrogação do prazo. "Desta vez, a prorrogação não deve acontecer", salienta a especialista.

Mudanças na legislação trabalhista preocupam especialistas

As mudanças previdenciárias e na legislação trabalhista anunciadas pelo governo federal pouco antes do fim do ano podem impactar a implementação do eSocial. Se as empresas já apresentam dificuldades para entrar em consonância com regras consolidadas, existentes há muitos anos no País, e informá-las ao Fisco, as alterações propostas pelo presidente Michel Temer podem trazer mais dúvidas e insegurança. Isso porque o eSocial está intimamente ligado aos prazos e modelos de entrega das informações trabalhistas e previdenciárias, e depende do seu entendimento por completo.

Ainda que as novidades sejam aprovadas pelo Congresso Nacional em 2017, o que não deve ocorrer dado o ritmo normal de discussão das pautas no Congresso, a entrada em vigor ocorrerá apenas no ano seguinte à aprovação, o que dará mais tempo para a customização do sistema do eSocial. "O presidente está optando por não editar as mudanças via medida provisória, que entraria em vigor em 90 dias, mas por garantir as discussões na Câmara dos Deputados. Com isso, o debate em torno das novas leis pode se estender por mais tempo do que esperado", salienta a sócia-diretora da Attend Consultoria Contábil, Dilma Rodrigues.

Contudo Dilma acredita que as mudanças tendem a trazer exigências mais realistas e próximas da realidade das organizações, o que pode facilitar a adaptação ao eSocial. Entre as possíveis medidas está a ampliação da terceirização - restrita hoje a atividades de suporte, como segurança e serviços de limpeza -, que deverá incluir novas áreas além das permitidas atualmente. Outra medida deve ser a prevalência do acordo entre empresas e sindicatos dos trabalhadores sobre a legislação.

Outros temas que estão sendo discutidos são a ampliação do contrato de trabalho temporário e a formalização da jornada diária de até 12 horas. Atualmente, contratos de trabalho com jornadas superiores a oito horas diárias são frequentemente questionados na Justiça do Trabalho, que ainda não reconhece formalmente a jornada mais longa.

Uma das possibilidades é a criação de dois novos modelos de contrato. O governo avalia o tipo de contrato que inclui horas trabalhadas e produtividade, além do modelo que já vigora atualmente, baseado na jornada de trabalho.

O ministro do Trabalho, Ronaldo Nogueira, tem afirmado que não existe a intenção de mexer em direitos adquiridos na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), tais como férias, 13º salário, Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e vales-transporte e refeição, nem com o repouso semanal remunerado.

A preocupação do governo é com a retomada da economia e a redução do quadro de desempregados, estimado em 12 milhões de pessoas. Segundo Nogueira, a proposta está centrada em três eixos: segurança jurídica, criação de oportunidades de ocupação com renda e consolidação dos direitos.

Com a implementação do eSocial, serão criadas novas formas de transmissão de informações para as empresas no que se referem a:

Folha de pagamento: atualmente, a empresa envia via SEFIP somente um “compilado” dos pagamentos realizados aos trabalhadores que lhe prestam serviços. No eSocial haverá um detalhamento de todos os valores devidos, descontados e provisionados, para recolhimento dos encargos de INSS, FGTS e IRRF;

Segurança e Medicina do Trabalho: um dos maiores impactos, ou as áreas mais impactadas com este novo SPED são as áreas de Segurança e Medicina do Trabalho pelos seguintes motivos:

  • O governo nunca havia exigido a transmissão de informações relacionadas a tais áreas de forma eletrônica;
  • Muitas vezes, até mesmo pelo enquadramento determinado pela legislação, a empresa pode ter um SESMT terceirizado e não havia controle dos trabalhos realizados por tais empresas;
  • Não há sistemas informatizados para controle das informações. O custo é alto e as empresas utilizam-se de formas alternativas para realizar tais análises, como por exemplo, planilhas em Excel;
  • Atualmente, até por falta de controle dos próprios agentes fiscalizadores, os processos não são realizados dentro do prazo estabelecido pela legislação, o que faz com que as empresas não atendam ao requisito exigido e que deverá ser alterado a partir do eSocial.

Fonte: Asis Projetos

Principais desafios mapeados nas empresas se concentram nas seguintes informações:

1) Cumprimento do prazo exigido pela legislação

80% das empresas mapeadas não cumprem os prazos exigidos pela legislação para o cumprimento das obrigações:

  • Processo de admissão: o empregado inicia suas atividades e entrega a documentação necessária para sua contratação no dia ou após o início de suas atividades;
  • Folha de pagamento: fechamento de ponto em épocas distintas, ajustes realizados fora do prazo, falta de entrega de atestados, gerando o pagamento de folhas de pagamento adicionais;
  • Comunicação de acidente de trabalho (CAT): não há comunicação efetiva entre os departamentos para o cumprimento do prazo exigido para que esta informação seja feita ao INSS;
  • Atestados de saúde ocupacionais (ASO): as empresas não cumprem as datas de realização dos exames periódicos, de retorno ao trabalho, mudança de função.

2) Qualificação dos cadastros dos colaboradores

Com a entrada do eSocial, alguns dados dos colaboradores das empresas deverão ser validados junto aos Órgãos Federais (RFB/ INSS/ CAIXA).

Eventuais inconsistências implicarão na recusa do envio dos dados do colaborador para as informações do SPED.

Atualmente, nem todas as empresas realizam a revisão dos cadastros de seus colaboradores, sendo encontradas em média 35% de inconsistências na base cadastral.

3) Certificação dos dados da empresa

Foram identificadas uma média de 5% de inconsistências cadastrais dos dados da empresa, como por exemplo enquadramento indevido do CNAE (Cadastro Nacional de Atividade Econômica) e FPAS (Fundo de Previdência e Assistência Social).

Os enquadramentos indevidos geram reflexos no RAT (Risco de Acidente de Trabalho) e, consequentemente, os recolhimentos relativos ao INSS serão feitos de forma incorreta.

A partir da transmissão dos eventos do eSocial, poderá ocorrer um aumento no custo da folha de pagamento, caso não haja a revisão de tais dados.

4) Classificação de cargos

Todo registro de cargo do colaborador na empresa deve estar atrelado a um código CBO (Classificação Brasileira de Ocupações), que deve ser consultado via site do M.T.E.

Atualmente, nem todos são feitos de acordo com a atividade efetivamente desempenhada e encontramos inconsistências em média de 30% de erros de enquadramento.

Diante do cenário apresentado, o diagnóstico de processos deve ser adequado o quanto antes, para que as empresas tenham tempo hábil para avaliar adequações, aculturar os colaboradores e gestores, sistematizar as informações necessárias ao envio correto do eSocial.