Como mencionado anteriormente no artigo “eSocial em 2018: e agora?”, semanalmente divulgaremos os passos que ajudarão vocês, empresas de contabilidade, a eSocializar seu cliente e ter um eSocial mais tranquilo.
Estamos na 3ª semana, então você já deve ter praticado o 1º passo que é “Analise e estude seu cliente” e também o 2º passo que é “Aponte as atuais inconformidades”.
Até aqui foi praticamente um levantamento de dados e a partir desse 3º passo vamos entrar na parte da AÇÃO.
Apontamos no passo anterior as inconformidades praticadas por nossos clientes, mas será que nosso cliente sabe que ele está fazendo “errado”? E ainda: ele sabe a maneira correta de fazer?
3° passo: Elabore um passo a passo de cada processo
Precisamos elaborar um manual ou uma cartilha que pode ser impressa ou disponibilizada no site do escritório para consulta a qualquer momento pelo cliente.
Essa cartilha deverá conter todos os serviços que o escritório realiza para os clientes e detalhadamente descrito como funciona o processo com prazos bem definidos.
Vou exemplificar abaixo a descrição de um dos serviços do departamento pessoal do escritório para você ter uma referência e para que possa se basear na elaboração dos demais:
Coloque o máximo de informações possíveis na cartilha ou manual, sempre com prazos bem definidos e abrangentes para que facilite seu processo interno. Se você possui alguma forma de integração entre a empresa e o seu escritório, seja por alguma ferramenta web, por exemplo, exemplifique o máximo cada processo para facilitar o entendimento. Vídeos explicativos também são uma boa pedida para essa forma de ensinamento.
Repita o exemplo acima em todos os serviços/processos: Demissão, Férias, Afastamento, Alteração Cadastral e outros.
Sei que muitos escritórios de contabilidade já possuem essa cartilha, nesse caso, basta revê-la analisando os novos prazos e documentos estabelecidos pelo eSocial.
O que devemos cuidar muito é para que o cliente tenha fácil acesso a essa cartilha, simplesmente enviá-la para o cliente por e-mail, por exemplo, não quer dizer que ele está ciente e que sabe como proceder.
Precisamos ensinar nossos clientes, uma, duas, três vezes se necessário.
eSocializar os clientes é um dos maiores desafios que o eSocial nos traz, por isso, depende de vocês escritórios de contabilidade o sucesso desse projeto. Temos uma grande responsabilidade de proceder as diversas mudanças para que o Brasil possa entrar na era do eSocial com tranquilidade e ter sucesso.
Tendo feita essa ação já podemos partir ao passo seguinte que será publicado na próxima semana.
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