Professor Orientador: Roni Simão - Mestre em Ciências Sociais Aplicadas - UEPG

Resumo

O presente artigo objetiva mostrar como deve ser elaborada a Folha de Pagamento, pois esta é um documento de emissão obrigatória para efeito de fiscalização trabalhista e previdenciária, prevista na Lei n.º 8.212/91, da Consolidação da Legislação Previdenciária, assim como é instituída na Consolidação das Leis do Trabalho pela Lei n.º 5.452/43. A legislação trabalhista brasileira sofre constantes alterações que podem acarretar em falhas na elaboração da folha de pagamento, por despreparo ou falta de atenção de quem a faz. Diante deste cenário, e com o intuito de auxiliar os profissionais da área preocupados em demonstrar exatidão nas informações prestadas, foi desenvolvidoeste estudo para explicar de uma forma simples como deve ser emitida à folha de pagamento. Para alcançar tal objetivo, preliminarmente, trata-se sobre os aspectos introdutórios da pesquisa. Logo após, apresenta-se a fundamentação teórica, abordando conceitos pertinentes à folha de pagamento. E por fim, realiza-se o estudo de caso com exemplos da folha de pagamento de um comércio varejista.

Palavras chave: Folha de Pagamento. Proventos. Descontos.

Objetivo

O objetivo deste artigo é realizar o estudo da folha de pagamento – uma descrição dos proventos e descontos que incidem mensalmente nos departamentos de um comércio varejista tributado pelo lucro real.

Este estudo teve ênfase no setor privado, e é direcionado para acadêmicos e profissionais da área.

Introdução

De acordo com a Lei 8212/91, da CLP – Consolidação da Legislação Previdenciária, a utilização da folha de pagamento é obrigatória para o empregador esta obrigação está prevista também na CLT - Consolidação das Leis do Trabalho, pela Lei n.º 5.452/43.

A folha de pagamento pode ser feita de três formas: à mão, por processos de pontos mecânicos ou pontos eletrônicos, onde os lançamentos dos apontamentos do cartão ponto são automatizados, assim, contendo o registro mensal de todos os proventos e descontos dos empregados.

Em geral, os empregadores efetuam os pagamentos aos funcionários no último dia do mês, sendo que neste caso a folha de pagamento deve ser fechada com alguns dias de antecedência, ganhando-se assim tempo para o cálculo dos proventos e descontos.

Outros empregadores preferem realizar os pagamentos no limite máximo instituído por lei que é no quinto dia útil do mês subsequente ao vencido, de acordo com o Art. 459, § 1.º da CLT.

Os principais proventos na folha de pagamento são: salário, horas extras, adicional de insalubridade, adicional de periculosidade, adicional noturno, salário-família, diárias para viagem e ajuda de custo.

Já os principais descontos são: quota de previdência, imposto de renda, contribuição sindical, seguros, adiantamentos, faltas e atrasos, vale-transporte.

Para entendermos melhor os elementos que compõem a folha de pagamento, foi demonstrada a diferença entre remuneração e salário, seus elementos integrantes, tipos especiais e adicionais permitidos e os descontos legais para a folha de pagamento.

Desenvolvimento

Citaremos alguns conceitos referentes à folha de pagamento, proporcionando ao leitor uma facilidade para compreender as rotinas de sua elaboração, além de definir os proventos e descontos que nela são incidentes.

Folha de Pagamento

O uso da Folha de Pagamento é obrigatório para o empregador e deveficar à disposição da fiscalização. Ela pode ser feita à mão, por processo mecânico ou eletrônico. Nela são registrados mensalmente todos os valores referentes à remuneração dos empregados, divididos em duas partes, proventos e descontos:

Principais proventos

São os valores de ganho do funcionário:

• Salário

O salário é a importância fixa estipulada, dada como contraprestação mínima, devida e paga pelo empregador, não podendo este fazerdiferença de salários no que se refere o exercício de funções, bem como, decritérios de admissão por motivo de sexo, idade, cor, estado civil ou deficiência.

Existem vários tipos de salários: por mês (mensalista), por hora (horista), por comissão (comissionado), dentre outros.

Além do valor do salário fazem parte da remuneração as comissões, percentagens, gratificações, diárias para viagens e abonos pagos pelo empregador. Porém não se incluem nos salários as ajudas de custo, assim como as diárias para viagem que não excedam de 50% do salário percebido pelo empregado.

• Remuneração

De acordo com o art. 457 da CLT, “Compreendem-se na remuneração do empregado, para todos os efeitos legais, além do salário devido e pago diretamente pelo empregador, como contraprestação do serviço, as gorjetas que receber”.

A remuneração são os valores pagos pelo empregador ao seu empregado, além do salário, as contraprestações do serviços, as gorjetas, por exemplo.

Um sistema para remunerar cada funcionário justa e equitativamente. No geral, as remunerações podem ser vistas como dinheiro (isto é, como salários) e benefícios, ou seja, todos os outros ganhos, tais como auxilio doença, férias, planos de saúde e bem-estar, pagamentos da previdência social, etc(MONTANA, 1998 p. 174)

• Férias

Encargo da empresa para com o empregado que consiste na remuneração sem a correspondente força de trabalho e constitui-se num ônus às empresa, que deve ser imputado aos custos à base de taxa sobre os salários, fundamentada na experiência de períodos anteriores. (MANDARINO, 1981 p. 68)

• Horas extras

De acordo com Martins (2010, pág. 251), “o adicional de horas extras é devido pelo trabalho extraordinário à razão de pelo menos 50% sobre a hora normal”.

A jornada normal de trabalho do funcionário poderá ser acrescida em duas horas, mediante acordo escrito entre empregado e empregador ou mediante acordo coletivo ou convenção coletiva de trabalho, sendo essa jornada paga obrigatoriamente acrescida no mínimo em 50% sobre o valor da hora normal pelo empregador.

• Adicional de Insalubridade

O adicional de Insalubridade é devido aos funcionários, cuja atividade profissional esteja exposta a agentes nocivos a sua saúde, acima dos limites de tolerância fixados em razão da natureza, da intensidade do agente e do efeito.

De acordo com Martins (2010, pág. 253), “taxa de insalubridade é denominação incorreta, pois taxa é tributo. Não se trata de taxa, mas de adicional, de algo que se acrescenta. Insalubre é o prejudicial à saúde, que dá causa à doença”.

• Adicional de periculosidade

O adicional de periculosidade é devido aos funcionários, que na forma da regulamentação aprovada pelo Ministério do Trabalho, no exercício de suas atividades estejam em contato permanente com inflamáveis, eletricidade ou explosivos em condições de risco.

O adicional de periculosidade é devido ao empregado que presta serviços em contato permanente com elementos inflamáveis ou explosivos. O contato permanente tem sido entendido como diário. O adicional será de 30% sobre o salário do empregado, sem os acréscimos resultantes de gratificações, prêmios ou participações nos lucros da empresa. (MARTINS, 2010 p. 257)

• Adicional noturno

O adicional noturno é devido aos funcionários que trabalhem no horário compreendido entre as 22:00 e as 05:00 da manhã do outro dia. A hora de serviço noturno é reduzida para 52 minutos e 30 segundos. O percentual de Adicional Noturno é de no Mínimo de 20%.

Segundo Heméritas (1984, pág. 166), “considera-se noturno o trabalho executado entre às 22 horas de um dia e às 5 horas do dia seguinte”.

• Salário-família

Segundo Heméritas (1984, pág. 166), “a cada filho cabe uma quota de salário-família, cujo valor é de 5% do salário mínimo local. O seu pagamento é feito pelas próprias empresas juntamente com os respectivos salários”.

O Salário Família é o valor fixado pela Previdência Social (INSS), proporcional aos dias trabalhados nos meses de Admissão e Demissão.

Faz jus ao Salário Família, o funcionário cujo salário mensal, mais os adicionais, não atinjam o limite estipulado, e esteja com a documentação exigida por lei em dia com o departamento pessoal ouRH, será devido uma quota para cada filho, válida até 14 anos ou osfilhos inválidos de qualquer idade.O valor do salário família é pago pelo INSS, em forma de dedução da

GPS da empresa.

Tabela de Salário Família

*Nova Tabela expressa através da PORTARIA MPS Nº 19/2014 (DOU de 10.01.2014)

• Quebra de Caixa

A quebra de caixa pode ser definida como um adicional pago aos funcionários que efetuam os recebimentosdos ativos do empregador, ou seja, trabalhando diretamente no caixa da empresa. Caso haja uma diferença do valor a menor no caixa, o empregado deverá prestar conta da quantia.

• Décimo Terceiro Salário – Gratificação Natalina

Décimo terceiro salário é uma gratificação de natal para os trabalhadores, ela corresponde a um mês não trabalhado, está previsto na Lei nº 4749/65 e instituído pela Lei n.º 4.090/62.

De acordo com Art. 1.º da Lei 4090/62, o empregado deve receber o décimo terceiro no mês de dezembro de cada ano, independente da remuneração que lheé de direito. "Art. 1.º - No mês de dezembro de cada ano, a todo empregado serápaga, pelo empregador, uma gratificação salarial, independentemente da remuneração a que fizer jus".

§ 1.º - A gratificação corresponderá a 1/12 avos da remuneração devida em dezembro, por mês de serviço, do ano correspondente.

§ 2.º - A fração igual ou superior a 15 (quinze) dias de trabalho será havida como mês integral para os efeitos do parágrafo anterior.

§ 3.º - A gratificação será proporcional:

I na extinção dos contratos a prazo, entre estes incluídos os de safra, ainda que a relação de emprego haja findado antes de dezembro; e

II na cessação da relação de emprego resultante da aposentadoria do trabalhador, ainda que verificada antes de dezembro. (Lei 4.090/62)

Heméritas (1984, pág. 170), diz que “o 13º salário deve ser pago em duas parcelas. A 1ª entre os meses de fevereiro e novembro de cada ano. A data limite para o pagamento da 1ª parcela é 30 de novembro. A 2ª parcela deve ser para até o dia 20 de dezembro”.

Principais descontos

São os valores que devem ser deduzidos do trabalhador referentes a:

• Faltas, Atrasos e Saídas Antecipadas Injustificadas:

Os dias correspondentes às faltas serão computados para efeito de férias e 13º salário e deverão ser lançados em dias. Já os atrasos e saídas antecipadas, deverão ser lançados em horas e não serão computados para efeito de férias e 13º salário.

Segundo Heméritas (1984, pág. 171), “quando o empregado sem motivo justificado, faltar ou chegar atrasado ao trabalho, o empregador pode descontar-lhe do salário quantia correspondente á falta”.

• Contribuição Sindical

A contribuição Sindical corresponde ao desconto de 1/30 sobre a remuneração do funcionário, este desconto ocorre normalmente no mês de março de cada ano. Já o recolhimento por parte da empresa será no mês de abril de cada ano.

Todo trabalhador, sócio ou não de sindicato, é obrigado a pagar a contribuição sindical, que consiste em um dia de salário, qualquer que seja a forma de remuneração. O desconto da contribuição é feito pelos empregadores na folha de pagamento do mês de março de cada ano, o desconto dos dias é feito assim:

• A importância de um trinta avos do salário combinado, se o empregado for mensalista;
• A importância equivalente a um dia de trabalho, se o empregado for diarista;
• A importância equivalente a oito horas de trabalho, se o empregado for horista. (HEMÉRITAS, 1984 p. 166)

• INSS

Todos aqueles que trabalham são obrigados a contribuir para o INSS, por esse motivo que todos têm direito de gozar os benefícios oferecidos, tanto o empregado e trabalhador autônomo quanto o empregador. A contribuição é obrigatória e abrangem empregados, empregadores, trabalhadores autônomos, segurados facultativos (membros de congregação religiosa).

Contribuição devida a Previdência Social. Os percentuais variam conforme o salário de contribuição, limitado a um teto máximo, podendo ser de 8%, 9% e 11%.

Tabela de Contribuição Mensal ao INSS

*Nova Tabela expressa através da PORTARIA MPS Nº 19/2014 (DOU de 10.01.2014)

• IRRF

O Imposto de Renda é a tributação devida sobre os rendimentos do trabalho assalariado, tais como: salários, horas extras, adicionais eoutras receitas admitidas em lei pela Receita Federal.

• FGTS – Fundo de Garantia por Tempo de Serviço

Foi criado em 1967 pelo Governo Federal para proteger o trabalhadordemitido sem justa causa, mediante a abertura de uma conta vinculada ao contrato de trabalho. Até o dia 07 de cada mês, as empresas depositam, em contas abertas na CAIXA ECONÔMICA FEDERAL – CEF em nome dos seus empregados, o valor correspondente a 8% da remuneração de cada funcionário.

Estudo de Caso

Após descrever os principais procedimentos inerentes ao departamentopessoal por meio do referencial teórico, apresenta-se neste capítulo dopresente trabalho a história e características da empresa pesquisada.

Em seguida, visando alcançar os objetivos propostos inicialmente, verificaram-se as rotinas da empresa estudada visando confrontá-las com o que obriga a legislação.

Histórico da Empresa

A empresa em estudo é uma sociedade empresária limitada, que iniciou suas atividades em 20 de janeiro de 2011, atualmente é tributada pelo lucro real, está localizada na cidade de São Mateus do Sul – PR. O seu ramo de atividade é o comércio varejista de mercadorias em geral, compredominância de produtos alimentícios e miudezas em geral.

Rotinas do Departamento Pessoal

Foi realizada uma entrevista com a analista do departamento pessoal da empresa, solicitando que a mesma descrevesse as rotinas do departamento pessoal desde a admissão até a demissão.

Na organização objeto da pesquisa, os procedimentos de entrevista e seleção de empregados são realizados pela própria analista do departamento pessoal, que analisará os currículos deixados na empresa e chamará os candidatos selecionados para entrevista.

Logo após a aprovação do novo empregado na entrevista pela analista e pelos outros sócios da empresa, serão solicitados ao candidato alguns documentos necessários à sua contratação:

- RG;

- CPF;

- Título de Eleitor;

- Carteira de Reservista;

- Carteira de Habilitação;

- Certidão de Nascimento ou Casamento;

- Certidão de Nascimento dos filhos;

- Carteira de Vacinação dos filhos menores de 7 anos;

- Comprovante de Residência;

- 1 Foto 3x4;

- Carteira de Trabalho;

- Exame admissional;

- Certidão de antecedentes criminais.

A Folha de Pagamento é mensal e geralmente é fechada no último dia de cada mês, o pagamento é efetuado aos funcionários até o quinto dia útil do mês subsequente, o documento emitido para assinatura do mesmo é o recibo de pagamento de salário onde é descriminado os Proventos e Descontos de cada funcionário e são apurados os Encargos Sociais. No mês de Janeiro de 2014 foramapurados os seguintes gastos com a folha de pagamento deste comercio varejista, conforme departamentos abaixo:

FOLHA MENSAL

A folha de pagamento mensal de um funcionário mensalista na função de Operador de Caixa tem como base o salário de R$ 923,00, o mesmo foi admitido em novembro de 2013 e em janeiro de 2014 teve o seguinte recibo de pagamento:

O referido recibo de pagamento foi calculado da seguinte forma:

- Proventos:

• Salário Base Normal: R$ 923,00 - Valor este válido para todos os meses até a próxima convenção da categoria, pois o funcionário foi contrato com salário mensal e não por hora.
• Salário Família:R$ 24,66 – Valor referente a 01 dependente conforme tabela expressa através da PORTARIA MPS Nº 19/2014 (DOU de 10.01.2014).
• Adicional de Quebra de Caixa 10%:R$ 92,30 – Valor calculado sobre o Salário Base Normal (R$ 923,00 x 10% = R$ 92,30).

Totais Proventos: R$ 1.039,96 (R$ 923,00 + R$ 24,66 + R$ 92,30)

- Descontos:

• INSS: Valor pago pela empresa geralmente até o dia 20 do mês subsequente, sendo descontado do funcionário e discriminado na parte de descontos no recibo de pagamento mensal, a base de cálculo é determinada sob o total dos proventos deduzindo o salário família, neste caso da seguinte forma: R$ 1.039,60 – R$ 24,66 = R$ 1.015,30 x 8% = R$ 81,22.

A porcentagem de 8% está de acordo com Tabela de Apuração Mensal através da Portaria MPS nº 19/2014 (DOU de 10.01.2014).

• Compras Alimentícias/Gêneros: Como o estudo de caso deste artigo se trata de um Supermercado, há também um desconto de seus funcionários com Compras Alimentícias/Gêneros no valor de R$ 924,55.
• FGTS: Valor pago pela empresa até dia 07 do mês subsequente, a base de cálculo é determinada sob o total dos proventos também deduzindo o salário família, neste caso da seguinte forma: R$ 1.039,60 – R$ 24,66 = R$ 1.015,30 x 8% = R$ 81,22.

Por fim após serem calculados os proventos e descontos chegamos ao total líquido devido ao funcionário do determinado setor de: R$ 1.300,0 – R$ 1.033,20 = R$ 34,19.

FÉRIAS

Abaixo exemplo de cálculo de férias de um funcionário do Departamento nº 04 com Salário base de R$ 923,00. A cada 12 meses o Funcionário tem o direito de gozar férias de 01 mês (30 dias), porém se não houver rescisão do contrato, pois na rescisão é pago as férias proporcionais, neste caso como não houve rescisão nem faltas durante o período aquisitivo e o empregado gozou dos 30 dias das férias vencidas de 23.06.2014 a 22.07.2014. No cálculo das férias além do salário normal, é acrescido 1/3 sobre esse valor.

Férias: 08 dias do Mês de Junho:

Proventos:

• Férias Normais: R$ 246,13 (Valor Base de cálculo: R$ 923,00 / 30 dias = R$ 30,7666 x 08 dias = R$ 246,13)
• Int. Quebra de Caixa Férias: R$ 24,61 (Valor base de cálculo: R$ 246,13 x 10% = R$ 24,61.
• Int. H.E Férias:R$ 7,38 (Média das Horas Extras dos últimos meses)
• 1/3 de Férias:R$ 92,71 (Valor calculado sobre a base de cálculo das Férias normais somando a Int. Quebra de Caixa Férias e Int. H.E férias : R$ 278,12 x 0,3333 = R$ 92,71).

FÉRIAS: 22 dias do Mês de Julho:

Proventos:

• Férias Normais: R$ 655,03 (Valor Base de cálculo: R$ 923,00 / 31 dias = R$ 29,77419 x 22 dias = R$ 655,03)
• Int. Quebra de Caixa Férias: R$ 65,50 (Valor base de cálculo: R$ 655,03 x 10% = R$ 65,50.
• Int. H.E Férias:R$ 19,63 (Média das Horas Extras dos últimos meses)
• 1/3 de Férias:R$ 92,71 (Valor calculado sobre a base de cálculo das férias normais somando a int. quebra de caixa férias e Int. H.E férias: R$ 740,16 x 0,3333 = R$ 246,72).

Total das férias dos 30 dias: Férias Normais + Int. Quebra de Caixa Féria + 1/3 de férias = R$ 1.357,71.

Descontos:

• INSS: R$ 108,61 (Valor descontado do funcionário sob base de cálculo do total dos proventos R$ 1.357,71 x 8% (porcentagem de acordo com Tabela de Apuração Mensal através da Portaria MPS nº 19/2014 (DOU de 10.01.2014).

Neste mês o funcionário recebeu suas férias calculadas da seguinte forma: Férias Normais somando-se a Int. Quebra de caixa 10%, Int. H.E Férias e 1/3 de Férias que totalizaram: R$ 1.357,71.

Esse valor servirá como base de cálculo do FGTS na porcentagem de 8%: R$ 1.357,71 x 8%= R$ 108,61 (pago pela empresa até dia 07 do mês subsequente) e para o INSS acima já vimos que foi de 8% sob o total dos proventos chegando no valor de: R$ 108,61 (Pago pela empresa geralmente até o dia 20 do mês subsequente, esse valor é descontado do Funcionário e discriminado na parte de Descontos no Recibo de Férias).

Por fim após serem calculados os proventos e descontos chegamos ao total liquido de Férias devido ao Funcionário: R$ 1.357,71 – R$ 108,61= R$ 1.249,10.

Esse valor deve ser pago 03 (três) dias antes do início do gozo das férias.

DÉCIMO TERCEIRO

Abaixo exemplo de 13º salário de um funcionário com o salário base de R$ 1.195,60. O valor do adiantamento do 13osalário corresponderá à metade do salário recebido pelo empregado no mês anterior, sendo pago proporcionalmente ao tempo de serviço do empregado prestado ao empregador, considerando-se a fração de 15 dias de trabalho como mês integral. Desta forma, se a primeira parcela for paga no mês de novembro, o valor do adiantamento será calculado com base no salário do mês de outubro.

• 1º Parcela:

Adiantamento de 13º Salário: R$ 597,79

Valor calculado da seguinte forma: Salário Base R$ 1.195,60 / 2 = R$ 597,79 (na primeira parcela não é descontado o valor do INSS Funcionário, para fins de FGTS é calculado normalmente e a base de cálculo é o valor do adiantamento).

• 2º Parcela:

13º Salário Total: R$ 1.717,01.Sendo a segunda parcelaR$ 1.119,22.

Esse valor é baseado na soma da segunda parcela acrescentando a Int. H.E 13º Salário mais Int. Adicional Insalubridade 13º Salário: R$ 597,81 +R$ 282,29 + R$ 239,12= R$ 1.119,22. Totalizando o valor de R$ 1.717,01.

O FGTS é calculado normalmente e a base de cálculo é o valor da 2º parcela mais as somas efetuadas.

Somente na segunda parcela que se desconta o INSS do funcionário somando-se para base de cálculo o valor da primeira parcela, ex: R$ 597,79 + R$ 1.119,22 = R$ 1.717,01 x 9% = R$ 154,53 (valor do desconto INSS).

O valor Líquido a ser pago até o dia 20 de dezembro da 2º parcela será de R$ 964,69 que obtemos a partir do seguinte cálculo: total 13º Salário R$ 1.717,01 – R$ 597,79 (1º parcela) – R$ 154,53 (desconto INSS) = R$ 964,69.

CONCLUSÃO

Não temos dúvidas de que para se calcular a folha de pagamento é preciso ter noções de matemática financeira e principalmente, ter conhecimento das leis trabalhistas.

Do ponto de vista ético, o processo de execução da folha de pagamento é fundamental porque isso evita que erros e irregularidades sejam cometidos que podem afetar diretamente a produção da empresa. Geralmente as empresas realizam a execução da folha de pagamento, em intervalos regulares durante o mês, pois pelo fato de afetar diretamente o seu faturamento, isso evita com que haja irregularidades em sua renda.

Já do ponto de vista contábil, a folha de pagamento tem um papel muito importante porque nela constam os gastos efetuados pela empresa ou instituição referentes aos salários e encargos sociais e isso afeta de forma direta o lucro das mesmas.

Referências

GONÇALVES, Gilson. Curso prático de direito do trabalho. Curitiba: Ed.Juruá, 1998.

FIDELIS, Gilson José. Gestão de Pessoas: Rotinas Trabalhistas e Dinâmicas do Departamento de Pessoal. São Paulo: Ed. Érica, 2008.

MONTANA, Patrick J. Charnov. 1998.Administração. São Paulo : Saraiva, 1998.

MARTINS, Sérgio Pinto. 2010.Direito do Trabalho. 26ª ed. São Paulo : Atlas S.A, 2010.

HEMÉRITAS, Adhemar B. 1984.Organização e Normas. São Paulo : Atlas S.A, 1984.

MANDARINO, Humberto. 1981.Custos. 3ª ed. São Paulo : Atlas S.A.

Lei 8212/91 - CLP – Consolidação da Legislação Previdenciária

CLT -Consolidação das Leis do Trabalho